Verdadeiros riscos da gestão de viagem corporativa manual

Verdadeiros riscos da gestão de viagem corporativa manual

Muitos são os riscos de uma gestão de viagem corporativa manual, que influenciam em seus investimentos a negócios Você sabe quais os riscos de uma gestão de viagem corporativa manual? Considerando que viagens a negócios são um alto investimento em sua empresa, optar por gerenciá-las manualmente pode comprometer seu orçamento. Para se ter ideia, um estudo feito pela Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev) constatou que viagens a trabalho representaram R$ 38,73 bilhões de gastos em 2015 às empresas brasileiras. Por seu alto investimento, uma viagem corporativa precisa ser bem gerenciada, inclusive na prestação de contas, para evitar diversos riscos. Riscos na gestão de viagem corporativa manual Se em sua empresa, para obter o controle de gastos em viagens você utiliza planilhas manuais, como em Excel, tome cuidado! Risco n° 1: Prestação de contas Com a gestão de viagem corporativa manual sua prestação de contas pode ser comprometida, já que é preciso se atentar para preencher informações a todo momento. Além disso, a qualidade e detalhamento das informações é uma preocupação para quem realiza a gestão manual de viagens corporativas. Qualquer erro de digitação, por exemplo, pode fazer uma enorme diferença! Risco n° 2: Falta de automação Imagine reunir informações de custos de hotéis, transporte, alimentação, passagens e outros dados importantes de uma única vez para controle interno. As chances de erros são enormes com esse tipo de preenchimento manual. Por isso, a falta de automação também é um risco comprometedor para uma boa gestão de viagem corporativa. Sem um sistema de automatização como o da Emporium Travel, além de não conseguir reunir com otimização as informações de suas viagens, você...
Gastos de viagem corporativa: como não errar nos cálculos

Gastos de viagem corporativa: como não errar nos cálculos

Os gastos de viagem corporativa podem ser o principal inimigo das empresas. Saiba como controlar! Gastos de viagem corporativa: você sabe bem quais são e como identificá-los? Imagine que seu colaborador, Pedro, precisa realizar uma viagem a negócios. Uma reunião importantíssima em outro país. Essa oportunidade é essencial para ampliar seus mercados e fazer parcerias vantajosas. Para isso, Pedro e seus gestores procuram por passagens na internet e organizam todo o deslocamento apenas em uma planilha no Excel. Assim, tentam especificar o que deve ser gasto e ter noção do custo dessa viagem.  Parece fazer bastante sentido para o planejamento, certo? Mas se pensarmos a médio e longo prazo, essa estratégia pode frustrar tanto Pedro quanto seus gestores e impactar diretamente nos gastos totais da empresa. No que quase todos os gestores e viajantes erram: Viagens corporativas devem ser vistas como um investimento importante, principalmente, quando bem planejadas e controladas. Caso não possuam um gerenciamento eficiente, elas podem se tornar uma grande vilã nos gastos. Em algum tempo, Pedro não conseguirá mais saber quais os gastos relevantes de suas viagens a trabalho, além de não conseguir identificar pontos positivos ou negativos desses deslocamentos. Por isso, o controle dos gastos de viagem corporativa é essencial. Então, acompanhe conosco passos para não errar nos cálculos e ter uma visão completa do que você tem investido por aí – assim como o Pedro! Passos para controlar os gastos de viagem corporativa 01# Calendário de viagens Se você puder programar e prever algumas viagens, faça a definição de um calendário de viagens. Essa é uma importante maneira de planejar melhor os gastos de viagem corporativa e se...
4 passos para reembolso de quilometragem em viagens corporativas

4 passos para reembolso de quilometragem em viagens corporativas

Reembolso de quilometragem: prática de ressarcimento precisa estar em dia com o mercado Grande parte das empresas têm dificuldades com o reembolso de quilometragem. Seja na utilização do veículo próprio ou da empresa, calcular essas despesas para o ressarcimento é um processo importante que demanda tempo e bastante precisão. Em viagens corporativas, essa situação pode acontecer com certa frequência em sua empresa. Afinal, seu colaborador pode usar um determinado veículo em função do deslocamento para uma negociação, treinamento ou feira. Neste caso, como calcular então o reembolso de quilometragem dessas viagens corporativas? Passos para reembolso de quilometragem É preciso seguir alguns passos essenciais para o ressarcimento correto, sem prejuízos. Eles te ajudarão a preservar a saúde financeira de sua empresa e compensar as despesas de seus colaboradores no uso de veículos particulares a trabalho! Passo 1: Preços alinhados ao mercado Realize pesquisas de preços de combustível e determine um período para sempre avaliar e atualizar valores. Assim, o reembolso será feito com base nos reais valores do mercado. Passo 2: Diretrizes na Política de Viagens Seu colaborador pode utilizar o veículo em várias situações; por isso, é preciso estabelecer diretrizes e classificar seus usos em um documento oficial com informações sobre percursos, pagamentos, datas e outras. Baixe já nosso Benchmarking Política de Viagens Passo 3: Cálculo tradicional para reembolso de quilometragem Saiba a quantidade do quilômetro rodado. Assim, multiplica-se o total da quilometragem no período utilizado pelo valor da despesa por quilômetro. Além disso, outras despesas podem ser adicionadas ao valor do reembolso, já que além da distância, os gastos com o carro podem englobar: Gasolina; Limpeza; Seguro; Pneus; E outros itens. Passo 4:...
Cartão de crédito pessoal para viagem corporativa tem reembolso?

Cartão de crédito pessoal para viagem corporativa tem reembolso?

Cartão de crédito: confira como fazer a melhor utilização desse recurso em viagens corporativas Como funciona o uso do cartão de crédito em sua empresa para viagens corporativas? Esse questionamento é fundamental para garantir a segurança e a tranquilidade de seus viajantes. Isso porque, para evitar grandes prejuízos ou imprevistos, o planejamento da compra de passagens aéreas, hospedagens, locomoção, alimentação e qualquer outro serviço que deve ser disponibilizado ao viajante é essencial. É preciso saber como custear isso da melhor maneira, seja por meio de verba de adiantamento ou cartão de crédito com uma política de reembolso. Mas, afinal, o cartão de crédito para viagem corporativa tem reembolso? Primeiro, é importante termos em mente que todo e qualquer tipo de pagamento deve estar definido em uma Política de Viagens Corporativas, em uma área especialmente destacada para o reembolso. Então, com isso, a empresa pode especificar como será feito o custeio das necessidades da viagem, seja com o adiantamento do valor ou por meio de cartão de crédito. Cartão de Crédito Pessoal: reembolso de despesas Caso a empresa opte pela utilização do cartão de crédito pessoal para viagens corporativas, o colaborador deve receber o reembolso daquilo que foi gasto em seu deslocamento. Para que isso não cause problemas, deixe claro os itens que podem ser reembolsáveis, como o transporte, alimentação e outros serviços que correspondem ao objetivo de seu viajante em outro destino. Se os itens forem relacionados à despesas pessoais, esses não são reembolsáveis e devem ser pagos pelo próprio viajante. Além disso, é preciso guardar todos os comprovantes de compras e apresentá-los logo após a volta da viagem...
Gestão de risco: como evitar imprevistos ao viajante corporativo

Gestão de risco: como evitar imprevistos ao viajante corporativo

Fazer gestão de risco em viagens corporativas é a melhor maneira de minimizar problemas nos deslocamentos Durante a organização de suas viagens corporativas, seus clientes e colaboradores contam também com uma gestão de risco? Nunca parou para pensar na possibilidade de analisar os riscos como parte do planejamento de viagens?! Então você deve prestar atenção no que nós, da Emporium, queremos te alertar. Minimizar imprevistos, problemas e frustrações em deslocamentos a trabalho é uma preocupação constante de gestores para obter sucesso em ações além de seu território. Circunstâncias inesperadas ocorrem e, muitas vezes, são incontroláveis. Mas acredite, é possível evitar muitos problemas em suas viagens corporativas com uma boa gestão de risco. O que é Gestão de Risco? Voos que atrasam em função de feriados. Fenômenos da natureza cancelam voos e prendem pessoas em aeroportos de todo o mundo. Doenças ou até mesmo uma intoxicação alimentar… Não temos como controlar a maioria dos imprevistos que acontecem em meio a nossas viagens corporativas. Só que contar com uma Gestão de Risco como a da Emporium Travel pode fazer com que você diminua o impacto dos problemas, tanto na questão financeira quanto no psicológico de seus viajantes. Uma Gestão de Risco é um conjunto de ações estratégias e planejadas para prevenir, conduzir e minimizar impactos dos riscos ligados a uma atividade. Como realizar uma Gestão de Risco? Nós da Emporium, especialistas em Gestão de Viagens Corporativas, recomendamos ações para sua Gestão de Risco desde o planejamento. Acompanhe conosco! #1 – Identificando potenciais riscos Faça uma lista de potenciais riscos e ameaças que podem atrapalhar suas ações, modificando o curso de suas viagens. Insira...
Economia é essencial! Na viagem de negócios, o dinheiro também sai do bolso do executivo

Economia é essencial! Na viagem de negócios, o dinheiro também sai do bolso do executivo

Para que as viagens não se tornem um fardo na política de gestão das empresas, é possível incorporar algumas dicas básicas sem onerar o conforto dos executivos e a qualidade desses deslocamentos. A economista chefe do SPC Brasil (Serviço de Proteção ao Crédito) Marcela Kawauti falou sobre algumas regras essenciais que devem constar no planejamento das empresas para criar uma política de viagens bem estruturada: Planejamento é tudo! “O mais importante é que a empresa conscientize os seus executivos de que não é porque trata-se de uma viagem corporativa, que não há um limite em relação às despesas. Muitas vezes, o profissional encara o dinheiro de forma terceirizada, ou seja, como não sendo de sua posse e extrapola nos gastos. É necessário criar essa consciência coletiva: de que economizar é importante para manter as viagens dentro da corporação”, orienta. Definir uma meta Segundo Marcela, na prática, a empresa deve instituir uma meta monetária de despesas de viagens para os executivos. “É preciso deixar claro o orçamento-limite disponível para cada evento no decorrer da viagem ou um limite-médio por dia. Outra forma de incentivar a economia é criar algum tipo de premiação junto aos profissionais que atingirem à meta imposta, que pode ser um ingresso para um show legal ou um jantar bacana. Planejar com antecedência é fundamental para enxergar cada passo que a economia vai dar”,  explica. Tudo feito em cima da hora custa o dobro em viagens corporativas. Falta de pesquisa em relação à estadia e transporte, além de cancelamentos, geram transtornos e gastos desnecessários. Compra de passagens e reserva de hotel Com antecedência, é possível comprar passagens aéreas mais...