4 passos para reembolso de quilometragem em viagens corporativas

4 passos para reembolso de quilometragem em viagens corporativas

Reembolso de quilometragem: prática de ressarcimento precisa estar em dia com o mercado

Grande parte das empresas têm dificuldades com o reembolso de quilometragem. Seja na utilização do veículo próprio ou da empresa, calcular essas despesas para o ressarcimento é um processo importante que demanda tempo e bastante precisão.

Em viagens corporativas, essa situação pode acontecer com certa frequência em sua empresa. Afinal, seu colaborador pode usar um determinado veículo em função do deslocamento para uma negociação, treinamento ou feira.

Neste caso, como calcular então o reembolso de quilometragem dessas viagens corporativas?

Passos para reembolso de quilometragem

Reembolso de quilometragem

Reembolso de quilometragem é uma prática de ressarcimento precisa estar em dia com o mercado

É preciso seguir alguns passos essenciais para o ressarcimento correto, sem prejuízos. Eles te ajudarão a preservar a saúde financeira de sua empresa e compensar as despesas de seus colaboradores no uso de veículos particulares a trabalho!

Passo 1: Preços alinhados ao mercado

Realize pesquisas de preços de combustível e determine um período para sempre avaliar e atualizar valores.

Assim, o reembolso será feito com base nos reais valores do mercado.

Passo 2: Diretrizes na Política de Viagens

Seu colaborador pode utilizar o veículo em várias situações; por isso, é preciso estabelecer diretrizes e classificar seus usos em um documento oficial com informações sobre percursos, pagamentos, datas e outras.

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Passo 3: Cálculo tradicional para reembolso de quilometragem

Saiba a quantidade do quilômetro rodado. Assim, multiplica-se o total da quilometragem no período utilizado pelo valor da despesa por quilômetro.

Além disso, outras despesas podem ser adicionadas ao valor do reembolso, já que além da distância, os gastos com o carro podem englobar:

  • Gasolina;
  • Limpeza;
  • Seguro;
  • Pneus;
  • E outros itens.

Passo 4: Comprovante em mãos

É de extrema importância que seus colaboradores guardem e apresentem todos os comprovantes de despesas com o veículo. Entre eles, o abastecimento, lava-rápido e outros, para o reembolso exato e sem maiores problemas.

Controle de despesas para reembolso de quilometragem

Para ter maior certeza sobre o reembolso de quilometragem, a tecnologia é a principal aliada para gestores e colaboradores.

Os sistemas de gestão, como os da Emporium Travel, fornecem maior controle da política de viagem e a criação de relatórios proporciona maior gerenciamento de reembolsos, com organização de recibos e outros dados.

Além disso, essa ação faz com que gestores e colaboradores tomem decisões mais ágeis e assertivas.

Quer entender mais sobre como a tecnologia da Emporium pode te auxiliar? Deixe aqui seu comentário e conte conosco!

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