Na maioria das vezes o que torna uma viagem a negócios desgastante são os erros cometidos pelos próprios viajantes corporativos.
As viagens corporativas são essenciais para o crescimento e os negócios de uma empresa. Existem diversos tipos de viajantes corporativos, alguns já estão tão acostumados com as viagens, que passam mais tempo trabalhando na estrada do que no escritório e não se incomodam com isso, existem aqueles que viajam só quando é necessário, mas gostam tanto da experiência que estão sempre dispostos a viajar pela empresa, e existem os viajantes que preferem resolver os problemas direto do escritório a ter que se locomover, e tem pavor das viagens corporativas. Para todos os tipos de viajantes, o problema é semelhante e os erros cometidos são comuns, tanto para os mais experientes quanto para os mais desavisados, e são erros que podem afetar toda a viagem, com desgastes e frustrações desnecessárias.
Durante uma viagem a negócios, o viajante deve ter em mente de que está representando a sua empresa, e qualquer deslize cometido pode influenciar na sua reputação dentro da empresa, e pior, pode até colocar em risco a imagem da organização. Sendo assim, a atitude do viajante é tão importante quanto os cuidados que ele deve tomar durante uma viagem.
Pensando nisso, criamos uma lista com 7 erros que a maioria dos viajantes corporativos cometem, e nossas recomendações do que não se deve fazer durante as viagens corporativas.
1. Comprar a passagem aérea em cima da hora
Quando falamos em gestão necessariamente estamos falando de planejamento e este é o ponto mais crítico e exigido pelas empresas. Toda empresa que deseja alcançar um ponto de economia em viagens precisa explicitar o tempo mínimo de antecedência que o colaborador deve emitir sua passagem aérea. Logo, planejar sua viagem com mínimo de antecedência pode aumentar as chances de encontrarmos tarifas aéreas com valores atrativos e uma variedade maior de disponibilidade de assentos. Sempre que for emitir uma passagem aérea faça com no mínimo entre 7 a 10 dias de antecedência e use este prazo como regra geral. No entanto, você precisa adaptar ao seu modelo de negócios a política de antecedência de viagens da sua empresa.
2. Organizar a mala
Nos tempos atuais, onde as companhias aéreas estão cobrando taxas cada vez mais altas para cada tipo de bagagem, você deve saber organizar a sua mala de maneira simples e ágil, contando somente com o essencial para a sua estadia. Então antes de arrumar a sua mala, tenha bem planejado por quantos dias você passará viajando, por quantas reuniões você participará e se precisa de alguma vestimenta em especial para algum evento durante a sua viagem. Assim fica bem mais fácil de saber o que é o essencial para colocar na mala e evitar pesos desnecessários. É muito importante ter um controle do peso que se leva na bagagem, para garantir que o limite estipulado pela companhia aérea não foi ultrapassado.
3. Confiar no tempo
O tempo é o grande problema das viagens corporativas, principalmente quando você confia demais nele e acha que vai conseguir fazer tudo o que planeja na hora certa. Existe uma boa fórmula para conseguir não cometer esse erro: chegar com antecedência nos lugares programados. Isso vale para diversos aspectos, chegue sempre com pelo menos 2 horas de antecedência nos aeroportos para evitar filas enormes e maiores desgastes. Lembre-se que antes do embarque há o check-in e a identificação e despacho das malas, e que nunca se sabe quanto tempo isso pode levar. É melhor ficar esperando no aeroporto do que perder o horário.
4. Seguro de viagem adequado
Esse erro muitas vezes parte da empresa, e não do viajante. Não ter uma boa política de viagens que fornece um seguro viagem bem estruturado pode custar muito caro emocionalmente e financeiramente para a empresa. Qualquer pessoa pode estar sujeita a algum acidente ou a alguma doença, então é muito importante estar ciente disso para ter uma rápida solução de eventuais problemas. Muitos viajantes corporativos acham que o seguro viagem é um desperdício nas despesas da viagem, e só enxergam a realidade em cima da hora, quando precisam do serviço.
5. Organização antes da viagem
Na véspera da viagem, evite comer em excesso ou passar por grandes esforços físicos. Tenha uma refeição saudável e durma bem, cerca de 8 horas de sono é o recomendado para repor as energias e descansar bem. A viagem deve ser tranquila, sem muitos desagastes e seria extremamente ruim se você já começasse a viagem indisposto ou passando mal por causa de uma má alimentação. Escolha roupas confortáveis para o dia da viagem e mantenha os seus documentos necessários sempre perto e fáceis de achar, por que cedo ou tarde você vai usá-los.
6. Deixar o relatório de despesas para a última hora
O que muitos viajantes corporativos fazem e é um dos principais erros, é deixar para fazer o relatório de despesas no último momento da viagem. O que acontece, é que facilmente os viajantes perdem os recibos de restaurantes que passaram, de táxis que tomaram ou de algum outro serviço que foi necessário, e acabam por pagar a conta do próprio bolso. Isso pode deixar uma viagem mais desgastante e é um problema simples de resolver, basta organizar os recibos das despesas no dia em que estas foram feitas.
7. Abusar nos gastos com o cartão corporativo da empresa
Algumas empresas fornecem um cartão para os viajantes corporativos. Se a sua empresa fornece essa ferramenta, use-a somente com os gastos necessários e as despesas extras que podem ocorrer durante a viagem, e nunca para gastos pessoais. Utilizar o cartão da empresa com gastos pessoais, além de ser antiético, é um risco que pode custar o seu emprego. Então a melhor coisa a se fazer é não subestimar o departamento financeiro da sua empresa, pois eles podem rastrear as suas despesas e encontrar excessos.
Esses erros parecem ser simples e banais, mas na verdade são muito comuns de acontecer, mesmo com os viajantes corporativos mais experientes. Com a correria de uma viagem a negócios, você sempre acaba esquecendo de tomar alguns pequenos cuidados, que podem tornar aquela viagem desgastante e improdutiva. O recomendado é que se faça um check-list com todos os pontos importantes daquela viagem, para não se esquecer de nada e não cometer nenhum desses erros, porque a viagem tem que ser tão boa e produtiva para os viajantes corporativos quanto para as empresas.
