Confira o CheckList essencial de implementação de viagens corporativas que todo gestor de viagens deveria consultar
Implementar o programa de viagens corporativas em uma empresa passa por várias rotas e nem sempre é fácil gerir tudo a ser feito, até porque, cada etapa do processo também tem suas próprias complexidades. Antes do programa começar a funcionar direitinho, o gestor precisa entender muito bem sobre as características e background de viagens da empresa em que está lidando.
O histórico é essencial para nortear a Política de Viagens, e também serve para entender as expectativas da empresa e dos viajantes. É esse histórico que nos ajuda a definir o que é importante negociar com os fornecedores, fora que ele também é extremamente útil para se elaborar um programa que atenda todas essas demandas da empresa, por vezes vindas de departamentos com interesses tão distintos, e norteá-las para um objetivo comum, ético e realista.
Antes do programa de viagens começar a funcionar, o gestor deve manter e acompanhar um CheckList de implementação, desde o início, a fase de elaboração do programa, até o fim, com a gestão “de manutenção”, quando o programa definido já estiver em funcionamento. Para quem pretende ficar atento e não se perder em tantas etapas, segue um CheckList essencial para gerir o seu programa de viagens corporativas.
Um bom programa de viagens deve:
✔ Coletar hábitos e informações dos viajantes
É importante entender a perspectiva do viajante, suas impressões e expectativas com a política e o programa de viagens corporativas. Pensar a estratégia apenas da perspectiva financeira pode ser um tiro no pé, onde os muitos desconfortos para o passageiro acarretam em tantos problemas futuros que podem atingir, até mesmo, as próprias finanças da empresa. Por esta e outras razões se faz tão importante ouvir os viajantes e suas expectativas antes de começar qualquer programa de viagens.
✔ Coletar expectativas financeiras e de vendas
Apesar de levar em conta as perspectivas do viajante, o programa de viagens deve sempre considerar também as expectativas financeiras de custos com as viagens e retorno com os negócios gerados por meio delas. O que o viajante espera nem sempre será o que a empresa pode oferecer, então esse alinhamento é válido para equacionar as expectativas com a realidade. Neste caso, o gestor deve sempre lembrar que o bem-estar do viajante deve se relacionar com a perspectiva da empresa, algo que deverá ser atendido e comprovado por peio de relatórios.
✔ Elaborar a Política de Viagens
Pronto. Com todas as informações que você precisa é hora de elaborar a Política de Viagens da empresa. Para isso, vale analisar a importância de adotar uma política mais robusta, em alguns casos, e mais flexível, em outros. Só conhecendo muito bem a rotina de viagens da empresa é que se define uma Política de Viagens sob medida, que pode ser cumprida por todos e sem que haja muitas quebras nos planos iniciais.
✔ Adotar um bom Sistema de Gestão
Hoje em dia ninguém faz nada sem um bom programa de gestão. A tecnologia ajuda quem pretende gerir a Política de Viagens e horizontalizá-la entre todos os colaboradores. Um bom selfbooking ajuda a agilizar o agendamento, cumprir a Política estabelecida e controlar todos os fluxos de movimentação sobre a viagem. Sem estas informações fica bem mais difícil gerenciar qualquer coisa já que raramente iremos lidar com informações seguras.
✔ Elaborar a solicitação de propostas
Você lida com um alto volume de viagens na empresa? Então o melhor a fazer é elaborar uma solicitação de propostas de fornecedores. O interessante é ser bem específico e detalhista em relação ao que você espera: tipos de veículos, seguros, hotéis, etc. Quanto mais claro você conseguir ser, melhor para o fornecedor te passar um valor específico com a certeza que ele poderá ou não atender as suas expectativas.
✔ Negociar com fornecedores
Já recebeu as propostas? Então analise tudo com muito cuidado e negocie. Leve em conta o preço, mas também a qualidade, capacidade de atendimento, boa avaliação, tarifas especiais, coberturas, além da estabilidade do fornecedor para cumprir o que ficou acordado entre vocês. Não adianta nada receber uma boa proposta financeira de uma empresa que está pra lá de endividada e com chances de falir no período que ficou de te atender. Melhor é buscar algo onde a economia e a qualidade estejam atreladas.
✔ Envolver toda a equipe
Coloque todo mundo para participar. É importante que toda a empresa entenda o que está acontecendo e a importância de se cumprir a Política de Viagens estabelecida e os impactos causados pelo seu descumprimento. Se todo mundo participa é mais fácil criar um canal de comunicação e de gestão eficientes, além de poder contar com a ajuda de outros departamentos para apontar sugestões para o programa. Daí, fica por conta do gestor de viagens estudar a viabilidade de atendimento de cada uma dessas ideias.
✔ Gerir relatórios
Legal: o programa está funcionando como você planejou. Agora é hora de acompanhar passo por passo da gestão por meio de relatórios das viagens. Analise os desvios na Política, fluxos movimentados e informações que sinalizem acertos e problemas com o programa de viagens estabelecido na empresa. Tudo correto, analisado e comparado? Então, é só dar um “certinho” no CheckList e ir para o próximo item.
✔ Ajustar o programa de viagens atual
Há problemas identificados nos relatórios? Caso tenha notado saiba que não é mal nenhum ajustar o programa de viagens se for preciso. Ideal, claro, é planejar tudo muito bem para modificarmos o mínimo possível depois. Em todo o caso, poderá sim haver algumas situações onde o ajuste se torna importante e daí não tem jeito: é sentar, quebrar um pouco mais a cabeça, encontrar a solução e ajustar as velas. O sucesso do programa de viagens corporativas depende sempre, afinal, de uma boa e contínua gestão!
