Para que as viagens não se tornem um fardo na política de gestão das empresas, é possível incorporar algumas dicas básicas sem onerar o conforto dos executivos e a qualidade desses deslocamentos. A economista chefe do SPC Brasil (Serviço de Proteção ao Crédito) Marcela Kawauti falou sobre algumas regras essenciais que devem constar no planejamento das empresas para criar uma política de viagens bem estruturada:
Planejamento é tudo!
“O mais importante é que a empresa conscientize os seus executivos de que não é porque trata-se de uma viagem corporativa, que não há um limite em relação às despesas. Muitas vezes, o profissional encara o dinheiro de forma terceirizada, ou seja, como não sendo de sua posse e extrapola nos gastos. É necessário criar essa consciência coletiva: de que economizar é importante para manter as viagens dentro da corporação”, orienta.
Definir uma meta
Segundo Marcela, na prática, a empresa deve instituir uma meta monetária de despesas de viagens para os executivos. “É preciso deixar claro o orçamento-limite disponível para cada evento no decorrer da viagem ou um limite-médio por dia. Outra forma de incentivar a economia é criar algum tipo de premiação junto aos profissionais que atingirem à meta imposta, que pode ser um ingresso para um show legal ou um jantar bacana. Planejar com antecedência é fundamental para enxergar cada passo que a economia vai dar”, explica.
Tudo feito em cima da hora custa o dobro em viagens corporativas. Falta de pesquisa em relação à estadia e transporte, além de cancelamentos, geram transtornos e gastos desnecessários.
Compra de passagens e reserva de hotel
Com antecedência, é possível comprar passagens aéreas mais baratas, estudar escalas estratégicas e encontrar boas oportunidades com tarifas mais baixas. “O mesmo vale para a hospedagem. Se o motivo da viagem for a participação da empresa em um congresso, por exemplo, vale estudar o hotel cuja localização seja mais estratégica em relação ao aeroporto e ao local do evento”.
Além da reserva antecipada e da escolha das diárias no meio da semana, algumas redes de hotéis contam com unidades espalhadas ao redor do mundo. “Ao fechar sempre com a mesma cadeia de hotéis, é possível garantir alguns benefícios ou participar de planos de recompensas. Executivos fazem parte de um grupo de consumidores mais exigentes, porém sem tempo para usufruir do lazer, então alguns hotéis quatro estrelas atendem bem no quesito ‘quarto limpo e chuveiro quente’, com localização privilegiada”.
“Também é importante que a empresa faça auditorias frequentes para controlar os gastos durante a viagem, garantindo a transparência, principalmente se na política existir a inclusão do uso de cartão de crédito corporativo”, conclui Marcela.
(Post original: Viagens e Despesas) – Esta publicação é fruto da parceria Emporium Travel e Argo Solutions.
