Para que as viagens não se tornem um fardo na política de gestão das empresas, é possível incorporar algumas dicas básicas sem onerar o conforto dos executivos e a qualidade desses deslocamentos. A economista chefe do SPC Brasil (Serviço de Proteção ao Crédito) Marcela Kawauti falou sobre algumas regras essenciais que devem constar no planejamento das empresas para criar uma política de viagens bem estruturada: Planejamento é tudo! “O mais importante é que a empresa conscientize os seus executivos de que não é porque trata-se de uma viagem corporativa, que não há um limite em relação às despesas. Muitas vezes, o profissional encara o dinheiro de forma terceirizada, ou seja, como não sendo de sua posse e extrapola nos gastos. É necessário criar essa consciência coletiva: de que economizar é importante para manter as viagens dentro da corporação”, orienta. Definir uma meta Segundo Marcela, na prática, a empresa deve instituir uma meta monetária de despesas de viagens para os executivos. “É preciso deixar claro o orçamento-limite disponível para cada evento no decorrer da viagem ou um limite-médio por dia. Outra forma de incentivar a economia é criar algum tipo de premiação junto aos profissionais que atingirem à meta imposta, que pode ser um ingresso para um show legal ou um jantar bacana. Planejar com antecedência é fundamental para enxergar cada passo que a economia vai dar”, explica. Tudo feito em cima da hora custa o dobro em viagens corporativas. Falta de pesquisa em relação à estadia e transporte, além de cancelamentos, geram transtornos e gastos desnecessários. Compra de passagens e reserva de hotel Com antecedência, é possível comprar passagens aéreas mais...
Ter um sistema de viagens é o primeiro passo para gerenciar e reduzir custos Contar com um sistema de viagens corporativas é uma estratégia perfeita para gerar economia! Ainda mais nas empresas que costumam deslocar seus colaboradores ou funcionários com frequência. Já ficou claro que viagens corporativas são meios essenciais de conquistar um novo mercado. Seja em uma parceria comercial, atualizações no setor ou na busca por novos clientes. Ainda é preciso mostrar presença e contato pessoal para o sucesso dos negócios. Organizar viagens corporativas é uma dor de cabeça? Porém, nada disso é possível se esses deslocamentos a trabalho estiverem entre os maiores gastos das empresas. Ou seja, causando prejuízos ao invés de serem um importante investimento em seu negócio. O principal problema? Um sistema de viagens corporativas ineficiente! Selecionamos erros comuns da gestão para você evitar e reduzir despesas. Economia com sistema de viagens corporativas: erros para você fugir! Erro 1: Não revisar a política de viagens De tempos em tempos é preciso atualizar e revisar sua política de viagens. Este documento, que abrange todas as diretrizes das viagens, pode ser alterado com o tempo, conforme as necessidades da empresa e dos colaboradores. A Emporium Travel ainda analisa seus processos atuais e orienta melhorias que geram economia em suas viagens corporativas. Erro 2: Não fazer um planejamento com antecedência Planejar os gastos com antecedências parece uma tarefa impossível? Com a Emporium, nossas ferramentas de gestão e profissionais especializados possibilitam o planejamento antecipado! Este planejamento feito o quanto antes é fundamental para a economia das viagens corporativas, na busca pelo melhor preço e outras boas condições. A antecedência na compra de bilhetes,...
Uma das premissas fundamentais em um OBT (Online Booking Tool) é permitir a inclusão de regras condizentes com a política da empresa, de forma que se reflitam nas soluções de viagens corporativas Entre as maiores dificuldades ao gerenciar viagens está o alinhamento e o cumprimento das regras com o objetivo de melhorar a performance das ações. As políticas podem ser complexas, apresentar perfis e possibilidades muito diferentes, o que torna o OBT um importante aliado no acompanhamento das diretrizes e sua efetividade. Sua política na ferramenta de viagens Criar parâmetros para as políticas de viagem dentro da ferramenta pode tornar o seu processo muito mais ágil e seguro. As normas serão amarradas, de modo que o acompanhamento do cumprimento das políticas se torne mais efetivo. O funcionário, ao realizar o selfbooking, já terá as permissões concedidas, seguindo o que foi cadastrado em seu perfil. Serão enviadas notificações para alertar o não cumprimento de uma regra, o que obriga uma justificativa, ou ainda, informações ou conteúdos deixam de aparecer para o funcionário se assim for determinado na política. Concentrando na ferramenta as regras estabelecidas e realizando o gerenciamento das viagens como um todo, a redução de custos é perceptível. Os OBTs contam com centenas de políticas de viagens, separadas de acordo com as necessidades de uma empresa corporativa. Com junções de políticas é possível formar uma série de fluxos que possibilitarão uma combinação de inúmeras regras diferentes. São muitas possibilidades. Veja algumas funcionalidades-base para um OBT: Aprovação – por mérito, por custo, alçada Antecedência – para aéreo, hospedagem, locação de veículos e rodoviário Emissão – prazos, emissão automáticas Considerando que, por...
Gestão do tempo em viagens corporativas é item fundamental para otimização de recursos Você já deve estar cansado de saber que a gestão do tempo é essencial em viagens corporativas… Principalmente para reduzir custos e otimizar cada minuto são ações fundamentais para viajantes e gestores. Dessa história, todo mundo já sabe, não é mesmo? O que muitos ainda têm dúvidas é em como realizar a gestão do tempo e os impactos positivos que este gerenciamento proporciona a sua viagem de negócios. Afinal, o relógio pode ser um grande vilão ou um forte aliado para colaboradores ou clientes. Por isso, selecionamos 5 dicas para a gestão do tempo para organizar tarefas com otimização, eficiência e ainda obter economia! Dicas para gestão do tempo em viagens corporativas 1. Reservas com antecedência Não corra o risco de encontrar passagens mais caras, hotéis lotados, restaurantes, entre outros itens indisponíveis. Além do transtorno, você perderá muito mais tempo na busca por reservas com vantagens em suas viagens corporativas. Então, planejamento e antecedência devem ser as palavras-chave para sua gestão de tempo. Faça pesquisas e reserve tudo o quanto antes, pensando sempre em antes, durante e depois da viagem. 2. Localização de hotéis A localização do hotel em suas viagens de negócios é um item que recebe a devida atenção no planejamento? Se a resposta for “não”, chegou a hora de você repensar no assunto. Imagine que seu colaborador chegou no destino e tem poucos minutos para ir até o local da reunião… Até lá, ele não terá tempo para descansar ou guardar as malas. A correria, com certeza, é um fator negativo para os negócios....
Descontos em hospedagem corporativa fazem toda diferença no orçamento. Mas você sabe por onde começar? Para você, que faz a programação e gestão das viagens, descontos em hospedagem corporativa são mais do que bem-vindos! Principalmente quando o fluxo de viagens é constante, de vários dias ou em prazos cada vez mais curtos, não é mesmo? Sem contar o número de participantes, já que a empresa pode mandar não só um funcionário, mas uma equipe inteira de diretores, de colaboradores… E até mesmo representantes de vários setores internos para fechar negócios. O que significa que esses detalhes influenciam na programação da viagem da empresa. Diante disso, você reduziria o número de viajantes, afetando o negócio, ou buscaria descontos com hospedagem corporativa? Veja por onde começar: Confie em uma agência de viagens corporativas especializada Se você busca descontos em hospedagem corporativa, o primeiro passo é ter a consultoria de uma agência de viagens corporativas. A Emporium Travel usa sua expertise para oferecer o melhor atendimento e soluções na gestão de viagens para empresas. Confiar em quem entende o mundo corporativo e seus desafios é garantia de receber tudo o que precisa e alcançar suas metas com economia de recursos. A Emporium Travel analisa as necessidades das empresas e encontra oportunidades para que usufruam suas viagens corporativas em toda a sua plenitude. Defina o orçamento e faça uma checklist da viagem Depois de escolher a Emporium Travel, é importante informar o orçamento disponível e as necessidades da empresa: Número de pessoas; Duração da estadia; Constância de viagens: mensal, semanal, quinzenal; Preferências com acomodação, como quarto compartilhado ou mais de um quarto, Preferências de serviços oferecidos, como Internet...
