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4 passos para reembolso de quilometragem em viagens corporativas
Reembolso de quilometragem: prática de ressarcimento precisa estar em dia com o mercado Grande parte das empresas têm dificuldades com o reembolso de quilometragem. Seja na utilização do veículo próprio ou da empresa, calcular essas despesas para o ressarcimento é um processo importante que demanda tempo e bastante precisão. Em viagens corporativas, essa situação pode acontecer com certa frequência em sua empresa. Afinal, seu colaborador pode usar um determinado veículo em função do deslocamento para uma negociação, treinamento ou feira. Neste caso, como calcular então o reembolso de quilometragem dessas viagens corporativas? Passos para reembolso de quilometragem É preciso seguir alguns passos essenciais para o ressarcimento correto, sem prejuízos. Eles te ajudarão a preservar a saúde financeira de sua empresa e compensar as despesas de seus colaboradores no uso de veículos particulares a trabalho! Passo 1: Preços alinhados ao mercado Realize pesquisas de preços de combustível e determine um período para sempre avaliar e atualizar valores. Assim, o reembolso será feito com base nos reais valores do mercado. Passo 2: Diretrizes na Política de Viagens Seu colaborador pode utilizar o veículo em várias situações; por isso, é preciso estabelecer diretrizes e classificar seus usos em um documento oficial com informações sobre percursos, pagamentos, datas e outras. Baixe já nosso Benchmarking Política de Viagens Passo 3: Cálculo tradicional para reembolso de quilometragem Saiba a quantidade do quilômetro rodado. Assim, multiplica-se o total da quilometragem no período utilizado pelo valor da despesa por quilômetro. Além disso, outras despesas podem ser adicionadas ao valor do reembolso, já que além da distância, os gastos com o carro podem englobar: Gasolina; Limpeza; Seguro; Pneus; E outros itens. Passo 4:... read more
Cartão de crédito pessoal para viagem corporativa tem reembolso?
Cartão de crédito: confira como fazer a melhor utilização desse recurso em viagens corporativas Como funciona o uso do cartão de crédito em sua empresa para viagens corporativas? Esse questionamento é fundamental para garantir a segurança e a tranquilidade de seus viajantes. Isso porque, para evitar grandes prejuízos ou imprevistos, o planejamento da compra de passagens aéreas, hospedagens, locomoção, alimentação e qualquer outro serviço que deve ser disponibilizado ao viajante é essencial. É preciso saber como custear isso da melhor maneira, seja por meio de verba de adiantamento ou cartão de crédito com uma política de reembolso. Mas, afinal, o cartão de crédito para viagem corporativa tem reembolso? Primeiro, é importante termos em mente que todo e qualquer tipo de pagamento deve estar definido em uma Política de Viagens Corporativas, em uma área especialmente destacada para o reembolso. Então, com isso, a empresa pode especificar como será feito o custeio das necessidades da viagem, seja com o adiantamento do valor ou por meio de cartão de crédito. Cartão de Crédito Pessoal: reembolso de despesas Caso a empresa opte pela utilização do cartão de crédito pessoal para viagens corporativas, o colaborador deve receber o reembolso daquilo que foi gasto em seu deslocamento. Para que isso não cause problemas, deixe claro os itens que podem ser reembolsáveis, como o transporte, alimentação e outros serviços que correspondem ao objetivo de seu viajante em outro destino. Se os itens forem relacionados à despesas pessoais, esses não são reembolsáveis e devem ser pagos pelo próprio viajante. Além disso, é preciso guardar todos os comprovantes de compras e apresentá-los logo após a volta da viagem... read more
Gestão de risco: como evitar imprevistos ao viajante corporativo
Fazer gestão de risco em viagens corporativas é a melhor maneira de minimizar problemas nos deslocamentos Durante a organização de suas viagens corporativas, seus clientes e colaboradores contam também com uma gestão de risco? Nunca parou para pensar na possibilidade de analisar os riscos como parte do planejamento de viagens?! Então você deve prestar atenção no que nós, da Emporium, queremos te alertar. Minimizar imprevistos, problemas e frustrações em deslocamentos a trabalho é uma preocupação constante de gestores para obter sucesso em ações além de seu território. Circunstâncias inesperadas ocorrem e, muitas vezes, são incontroláveis. Mas acredite, é possível evitar muitos problemas em suas viagens corporativas com uma boa gestão de risco. O que é Gestão de Risco? Voos que atrasam em função de feriados. Fenômenos da natureza cancelam voos e prendem pessoas em aeroportos de todo o mundo. Doenças ou até mesmo uma intoxicação alimentar… Não temos como controlar a maioria dos imprevistos que acontecem em meio a nossas viagens corporativas. Só que contar com uma Gestão de Risco como a da Emporium Travel pode fazer com que você diminua o impacto dos problemas, tanto na questão financeira quanto no psicológico de seus viajantes. Uma Gestão de Risco é um conjunto de ações estratégias e planejadas para prevenir, conduzir e minimizar impactos dos riscos ligados a uma atividade. Como realizar uma Gestão de Risco? Nós da Emporium, especialistas em Gestão de Viagens Corporativas, recomendamos ações para sua Gestão de Risco desde o planejamento. Acompanhe conosco! #1 – Identificando potenciais riscos Faça uma lista de potenciais riscos e ameaças que podem atrapalhar suas ações, modificando o curso de suas viagens. Insira... read more
Economia é essencial! Na viagem de negócios, o dinheiro também sai do bolso do executivo
Para que as viagens não se tornem um fardo na política de gestão das empresas, é possível incorporar algumas dicas básicas sem onerar o conforto dos executivos e a qualidade desses deslocamentos. A economista chefe do SPC Brasil (Serviço de Proteção ao Crédito) Marcela Kawauti falou sobre algumas regras essenciais que devem constar no planejamento das empresas para criar uma política de viagens bem estruturada: Planejamento é tudo! “O mais importante é que a empresa conscientize os seus executivos de que não é porque trata-se de uma viagem corporativa, que não há um limite em relação às despesas. Muitas vezes, o profissional encara o dinheiro de forma terceirizada, ou seja, como não sendo de sua posse e extrapola nos gastos. É necessário criar essa consciência coletiva: de que economizar é importante para manter as viagens dentro da corporação”, orienta. Definir uma meta Segundo Marcela, na prática, a empresa deve instituir uma meta monetária de despesas de viagens para os executivos. “É preciso deixar claro o orçamento-limite disponível para cada evento no decorrer da viagem ou um limite-médio por dia. Outra forma de incentivar a economia é criar algum tipo de premiação junto aos profissionais que atingirem à meta imposta, que pode ser um ingresso para um show legal ou um jantar bacana. Planejar com antecedência é fundamental para enxergar cada passo que a economia vai dar”, explica. Tudo feito em cima da hora custa o dobro em viagens corporativas. Falta de pesquisa em relação à estadia e transporte, além de cancelamentos, geram transtornos e gastos desnecessários. Compra de passagens e reserva de hotel Com antecedência, é possível comprar passagens aéreas mais... read more
Como economizar com sistema de viagens
Ter um sistema de viagens é o primeiro passo para gerenciar e reduzir custos Contar com um sistema de viagens corporativas é uma estratégia perfeita para gerar economia! Ainda mais nas empresas que costumam deslocar seus colaboradores ou funcionários com frequência. Já ficou claro que viagens corporativas são meios essenciais de conquistar um novo mercado. Seja em uma parceria comercial, atualizações no setor ou na busca por novos clientes. Ainda é preciso mostrar presença e contato pessoal para o sucesso dos negócios. Organizar viagens corporativas é uma dor de cabeça? Porém, nada disso é possível se esses deslocamentos a trabalho estiverem entre os maiores gastos das empresas. Ou seja, causando prejuízos ao invés de serem um importante investimento em seu negócio. O principal problema? Um sistema de viagens corporativas ineficiente! Selecionamos erros comuns da gestão para você evitar e reduzir despesas. Economia com sistema de viagens corporativas: erros para você fugir! Erro 1: Não revisar a política de viagens De tempos em tempos é preciso atualizar e revisar sua política de viagens. Este documento, que abrange todas as diretrizes das viagens, pode ser alterado com o tempo, conforme as necessidades da empresa e dos colaboradores. A Emporium Travel ainda analisa seus processos atuais e orienta melhorias que geram economia em suas viagens corporativas. Erro 2: Não fazer um planejamento com antecedência Planejar os gastos com antecedências parece uma tarefa impossível? Com a Emporium, nossas ferramentas de gestão e profissionais especializados possibilitam o planejamento antecipado! Este planejamento feito o quanto antes é fundamental para a economia das viagens corporativas, na busca pelo melhor preço e outras boas condições. A antecedência na compra de bilhetes,... read more
Premissas OBT: Políticas
Uma das premissas fundamentais em um OBT (Online Booking Tool) é permitir a inclusão de regras condizentes com a política da empresa, de forma que se reflitam nas soluções de viagens corporativas Entre as maiores dificuldades ao gerenciar viagens está o alinhamento e o cumprimento das regras com o objetivo de melhorar a performance das ações. As políticas podem ser complexas, apresentar perfis e possibilidades muito diferentes, o que torna o OBT um importante aliado no acompanhamento das diretrizes e sua efetividade. Sua política na ferramenta de viagens Criar parâmetros para as políticas de viagem dentro da ferramenta pode tornar o seu processo muito mais ágil e seguro. As normas serão amarradas, de modo que o acompanhamento do cumprimento das políticas se torne mais efetivo. O funcionário, ao realizar o selfbooking, já terá as permissões concedidas, seguindo o que foi cadastrado em seu perfil. Serão enviadas notificações para alertar o não cumprimento de uma regra, o que obriga uma justificativa, ou ainda, informações ou conteúdos deixam de aparecer para o funcionário se assim for determinado na política. Concentrando na ferramenta as regras estabelecidas e realizando o gerenciamento das viagens como um todo, a redução de custos é perceptível. Os OBTs contam com centenas de políticas de viagens, separadas de acordo com as necessidades de uma empresa corporativa. Com junções de políticas é possível formar uma série de fluxos que possibilitarão uma combinação de inúmeras regras diferentes. São muitas possibilidades. Veja algumas funcionalidades-base para um OBT: Aprovação – por mérito, por custo, alçada Antecedência – para aéreo, hospedagem, locação de veículos e rodoviário Emissão – prazos, emissão automáticas Considerando que, por... read more
5 dicas para gestão do tempo em viagens corporativas
Gestão do tempo em viagens corporativas é item fundamental para otimização de recursos Você já deve estar cansado de saber que a gestão do tempo é essencial em viagens corporativas… Principalmente para reduzir custos e otimizar cada minuto são ações fundamentais para viajantes e gestores. Dessa história, todo mundo já sabe, não é mesmo? O que muitos ainda têm dúvidas é em como realizar a gestão do tempo e os impactos positivos que este gerenciamento proporciona a sua viagem de negócios. Afinal, o relógio pode ser um grande vilão ou um forte aliado para colaboradores ou clientes. Por isso, selecionamos 5 dicas para a gestão do tempo para organizar tarefas com otimização, eficiência e ainda obter economia! Dicas para gestão do tempo em viagens corporativas 1. Reservas com antecedência Não corra o risco de encontrar passagens mais caras, hotéis lotados, restaurantes, entre outros itens indisponíveis. Além do transtorno, você perderá muito mais tempo na busca por reservas com vantagens em suas viagens corporativas. Então, planejamento e antecedência devem ser as palavras-chave para sua gestão de tempo. Faça pesquisas e reserve tudo o quanto antes, pensando sempre em antes, durante e depois da viagem. 2. Localização de hotéis A localização do hotel em suas viagens de negócios é um item que recebe a devida atenção no planejamento? Se a resposta for “não”, chegou a hora de você repensar no assunto. Imagine que seu colaborador chegou no destino e tem poucos minutos para ir até o local da reunião… Até lá, ele não terá tempo para descansar ou guardar as malas. A correria, com certeza, é um fator negativo para os negócios.... read more
Como ganhar descontos em hospedagem corporativa?
Descontos em hospedagem corporativa fazem toda diferença no orçamento. Mas você sabe por onde começar? Para você, que faz a programação e gestão das viagens, descontos em hospedagem corporativa são mais do que bem-vindos! Principalmente quando o fluxo de viagens é constante, de vários dias ou em prazos cada vez mais curtos, não é mesmo? Sem contar o número de participantes, já que a empresa pode mandar não só um funcionário, mas uma equipe inteira de diretores, de colaboradores… E até mesmo representantes de vários setores internos para fechar negócios. O que significa que esses detalhes influenciam na programação da viagem da empresa. Diante disso, você reduziria o número de viajantes, afetando o negócio, ou buscaria descontos com hospedagem corporativa? Veja por onde começar: Confie em uma agência de viagens corporativas especializada Se você busca descontos em hospedagem corporativa, o primeiro passo é ter a consultoria de uma agência de viagens corporativas. A Emporium Travel usa sua expertise para oferecer o melhor atendimento e soluções na gestão de viagens para empresas. Confiar em quem entende o mundo corporativo e seus desafios é garantia de receber tudo o que precisa e alcançar suas metas com economia de recursos. A Emporium Travel analisa as necessidades das empresas e encontra oportunidades para que usufruam suas viagens corporativas em toda a sua plenitude. Defina o orçamento e faça uma checklist da viagem Depois de escolher a Emporium Travel, é importante informar o orçamento disponível e as necessidades da empresa: Número de pessoas; Duração da estadia; Constância de viagens: mensal, semanal, quinzenal; Preferências com acomodação, como quarto compartilhado ou mais de um quarto, Preferências de serviços oferecidos, como Internet... read more
Bleisure: conheça a tendência que mescla viagens corporativas e lazer
Confira o que é a tendência Bleisure e se sua empresa já está por dentro dessa modalidade Um novo segmento de viagens que possui uma mistura entre corporativo e lazer vem se destacando no mercado. Já ouviu falar em Bleisure?! As viagens corporativas se tornaram um importante investimento para empresas que querem se destacar e sair à frente da concorrência. Por isso, a novidade tem chamado a atenção de quem viaja a negócios. O que é o Bleisure? Antes de mais nada, responda com sinceridade: quem é que nunca deu aquela “esticada” na viagem de negócios para aproveitar mais dias de lazer naquele ou em um outro destino? É até comum se deparar com essa situação. O viajante quer aproveitar o destino ao máximo, já que não consegue fazer tudo o que gostaria no destino em uma estadia curta exclusiva para reuniões, treinamentos e outros eventos corporativos. De maneira bastante informal, este é basicamente o conceito do Bleisure. Isso mesmo! A expressão tem origem nas palavras em inglês: Business e Leisure, que significam negócios e lazer. De modo geral, Bleisure é viagem a negócios que é estendida para aproveitar a estadia no mesmo local, tornando-se, assim, uma viagem de lazer também. A tendência do Bleisure O negócio já está sendo tão difundido que a empresa Phocuswright: Global Travel Market Research Company, organização de pesquisa especializada na indústria do Turismo, divulgou números interessantes: 64% dos viajantes corporativos estendem suas viagens; A média de extensão da viagem é de até 4 dias; Desses viajantes corporativos, 60% deles estendem a viagem acompanhados de outra pessoa. E, claro, as médias devem subir cada vez mais com a tendência... read more
Fechar hotéis com agência de viagens ou por aplicativos?
Fechar hotéis por aplicativos é muito prático, mas supera o atendimento de uma agência? Descubra! Fechar hotéis pode ser um desafio quando se trata de viagens corporativas. É preciso levar em conta orçamento, redução de gastos e inúmeras preferências. E decidir pelo aplicativo ou agência de viagens pode fazer muita diferença no atendimento recebido… O viajante da sua empresa busca conforto durante a estadia e benefícios como Wi-Fi para que, nos momentos em que estiver no quarto, qualquer uso de dispositivos possa ser realizado com tranquilidade. Mas avaliar entre aplicativos e agência de viagens é vital antes de fechar hotéis: Fechar hotéis com aplicativos: Você faz a reserva no aplicativo do hotel; Tem informações sobre o status da reserva; Aproveita a fidelidade oferecida, como programa de pontos ou outros recursos; Ganha código de desconto para primeiro acesso, por exemplo, Sabe com antecedência os benefícios oferecidos pelo hotel (internet gratuita, televisão com canais a cabo, etc.). Hotéis e redes de hospedagem têm usado aplicativos próprios para gerar um canal de relacionamento móvel com o viajante. Quem agenda viagens corporativas costuma apreciar esse tipo de mobilidade para os funcionários. Imagine o diretor da empresa verificando a reserva no caminho do aeroporto para o hotel? No entanto, se você não abre mão de atendimento humano feito de pessoas para pessoas, especializado, capacitado para gerenciar suas viagens corporativas, aplicativos podem não ser a melhor medida para fechar viagens. Fechar hotéis com a Emporium Travel, sua agência de viagens corporativas: Agora imagine ter todas as vantagens de um aplicativo somadas ao atendimento único de uma agência de viagens… Ao escolher uma agência de viagens corporativas com a... read moreTrilha de Conteúdos Especiais:
