Você está prestes a embarcar para aquela viagem corporativa e precisará urgentemente alugar um carro. Mas, e agora? O que deve fazer e que cuidados deverá tomar?

Bem, viagens corporativas estão submetidas a uma dinâmica própria a empresa que trabalha, por isso ter tudo alinhado internamente poderá ajudá-lo a percorrer muitas etapas na contratação de uma locadora de veículos, assim como a entender os melhores planos na locação conforme as necessidades e possibilidades da sua empresa. Muitas etapas podem ser negociadas com antecedência, assim como boas investigações de locadoras e serviços opcionais disponibilizados por elas.

Já no que confere ao funcionário, ter uma boa dose de organização com documentos, análise do veículo e desconfiança com upgrade, seguros extras ou cobranças indevidas poderá poupá-lo de dores de cabeça com a locadora e com a empresa futuramente. Ter tudo alinhado e agir com responsabilidade é fundamental. Se você ainda não tem certeza de todas as etapas que deve considerar, confira abaixo nossas 16 dicas essenciais ao alugar um carro em viagens corporativas:

01 – Verifique se a documentação do veículo que irá alugar está em dia. Uma boa checagem é suficiente para evitar grandes problemas no futuro;

02 – Muitas locadoras têm como política o aluguel de veículos somente para maiores de 21 anos e que o cliente esteja habilitado há pelo menos 2 anos: por isso não esqueça de levar seus documentos e deixá-los de maneira bem acessível;

03) Não aceite upgrades ou contrate seguros extras sem receber antes uma autorização prévia do gestor da sua empresa. A conta final pode ser uma grande surpresa desagradável para vocês dois;

04 – Avalie o estado do veículo antes de dirigir: desde a checagem da calibração de pneus, e o estado da lataria e estepes, até mesmo se o tanque está cheio. Vale até dar uma volta no quarteirão para testar o veículo antes de pegar a estrada;

05 – Exija uma vistoria completa antes de alugar o carro na sua viagem pela empresa e solicite um recibo atestando as condições exatas do veículo. Assim, você evita que ocorram cobranças indevidas;

06 – Se você for dirigir para outra cidade, verifique se há cobrança extra para devolver o carro em uma cidade diferente da que você retirou o veículo. Neste caso prefira fazer um roteiro circular, retirando e devolvendo o veículo na mesma loja;

07 – Caso pretenda se deslocar por muitos quilômetros, um plano com quilometrarem livre pode ser uma opção mais vantajosa. A diária é um pouco mais alta, mas você pode rodar quanto quiser;

08) Verifique as opções de seguro. Normalmente o seguro total é uma opção mais interessante, mas nem todas as locadores a oferecem. De qualquer forma, alinhe com o gestor de sua empresa sobre o que já foi definido internamente e com que ele concorda;

09 – Entregue o carro alugado sempre com o tanque cheio e, caso ele esteja muito sujo, lave o veículo antes de devolvê-lo, assim você evita pagar por esses dois itens que costumam ser cobrados por um valor bem mais alto que o de mercado;

10 – Revise todas as cobranças e valores informados antes de assinar o documento da devolução do automóvel, assim você consegue se certificar de que não haverá cobranças indevidas;

11 – Mantenha uma cópia consigo dos documentos de devolução do carro para apresentá-los à empresa. Essa transparência entre você e seu chefe pode agilizar o processo e deixar tudo devidamente justificado entre vocês;

12 – Não atrase a devolução do veículo: a multa é, em média, de um terço da diária por hora de atraso. Claro que os valores dependem da locadora, mas essa multa – como toda multa – costuma ser uma fria;

13 – A locadora e a empresa não são responsáveis pelas infrações de trânsito cometidas por você, então fique atento e dirija com cautela. Responsabilidade e profissionalismo é imprescindível;

14 – Use cadeirinhas adequados para crianças que eventualmente estejam se deslocando com você. Lembrando que a cadeirinha deve estar em conformidade à idade de cada criança;

15) Se tiver tempo, compare preços e opcionais online antes de viajar e já deixe tudo previamente alinhado com o gestor de sua empresa. Antecipar tudo pode tornar tudo mais barato e eficiente do que ter que tomar decisões em cima da hora;

16) Também calcule os gastos com combustível e compare preços entre o aluguel de um carro ou um táxi para o que você precisa: dependendo de seu deslocamento um ou outro podem atender melhor as suas necessidades. Converse tudo que puder com o gestor, pois juntos vocês poderão encontrar uma alternativa ideal para ambos.