Relatório de despesas de viagem é ferramenta essencial para administrar gastos com viagens corporativas

Organizar todas as ações corporativas, como reuniões, que exigiram viagens para diferentes destinos pode ser uma atividade trabalhosa. Para isso, um relatório de despesas de viagem auxilia a controlar seus gastos – e pode ser feito manualmente ou de modo mais ágil com selfbooking.

Conheça os dois modelos de controle de despesas de viagem corporativas pela Emporium Travel e veja o que mais se adequa às suas necessidades.

Por que usar um relatório de despesas de viagem

João Pinheiro, 35, é um executivo de uma empresa ligada a agronegócios. Com o crescimento do setor no Brasil, João tem feito diversas viagens para alinhar reuniões, conhecer mais o mercado e expandir seu networking. Na maioria dos casos, adquire passagens aéreas por OTAs (online travel agencies – agências de viagem online).

Ao final de 2015, a organização para qual João atua fez um balanço geral de despesas. Porém, ele encontrou dificuldades em organizar os custos totais de suas viagens e aplicar este valor ao balanço.

Caso você encontre a mesma barreira que João, saiba que a Emporium Travel oferece uma solução: o relatório de despesas de viagem.

Feito em Excel, o relatório é ferramenta essencial para compilar todas as informações relativas às despesas viagens corporativas realizadas por você ou em nome de sua organização. Nele você poderá adicionar diversos dados referentes à viagem.

Entre as informações básicas que devem constar no seu relatório e podem ser adicionadas e editadas estão:
– Data de emissão da passagem aérea;
– Número da reserva e da solicitação;
– Produto e tipo de produto (por exemplo, aéreo, terrestre);
– Setor;
– Nome do passageiro;
– Cliente;
– Descrição da rota;
– Cidade de serviço;
– Antecedência e tipo de antecedência;
– Datas de check-in e check-out;
– Quantidade de diárias;
– Fornecedor;
– Valor referência do bilhete (R$);
– Saving (R$);
– Tarifa (R$);
– Taxa de embarque (R$);
– Taxa extra (total do fornecedor) (R$);
– Total de gastos (R$);
– Total sem saving (R$).

Economize tempo com um relatório de despesas de viagem online

Com um relatório de despesas de viagem corporativa, João conseguiu organizar os custos e dados de suas viagens de forma simples. Porém, este processo manual exige um grande período de tempo.

Devido às outras atividades que exerce na empresa, em dado momento ele não conseguiu mais conciliar suas atividades com o preenchimento do relatório. Desta forma, João voltou ao ponto inicial de seu problema: não ter como organizar as despesas de suas viagens corporativas.

Se você está em dúvida sobre utilizar ou não um sistema online para organizar as despesas de viagem corporativa, fica aqui a seguinte pergunta: quanto vale o seu tempo?

Pensando nisso, a Emporium Travel oferece o sistema de selfbooking com geração de relatórios.

O selfbooking é uma ferramenta que permite a reserva, envio para aprovação e emissão de passagens para sua viagem, assim como também reserva de cruzeiros e hotéis. Ao realizar este processo online, você não precisará se preocupar em completar o relatório lacuna por lacuna.

O sistema da Emporium Travel captará todos os dados de suas reservas e compras de viagens e disponibilizará automaticamente os relatórios de despesas de viagem prontos.

Assim, com o selfbooking você irá agendar e adquirir sua viagem, ter um relatório de despesas completo, economizar tempo e ainda levará a gestão de viagem de sua empresa para o próximo nível através de agilidade e eficiência.