Entenda como a definição das normas para reembolso de despesas de viagem pode acarretar em imprevistos
Em uma viagem corporativa, o pagamento de gastos gerados pelo colaborador durante a sua estadia pode se transformar em grandes dores de cabeça. Isso caso as normas para reembolso de despesas de viagem da empresa não estejam bem definidas.
Burocracias e informações incertas sobre o que será, ou não, reembolsado ao viajante podem ser motivos de conflito entre as partes envolvidas. Principalmente na ausência de uma gestão eficiente, com estratégias alinhadas para lidar com as mais diversas situações, como por exemplo, a perda de um recibo.
Com tantos compromissos e prioridades designadas ao profissional em uma viagem a negócios, o gerenciamento manual dos gastos – que consiste em juntar e entregar os recibos no retorno – pode tornar suscetível casos como esse.
“Mas o que fazer se o recibo foi perdido?”
Antecipação é a palavra para combater desgastes com o reembolso de funcionários. E isso inclui a definição das normas para reembolso de despesas de viagem, com pontos claros para imprevistos – como a perda.
Uma política de reembolso organizada torna os processos mais simples e coerentes. Assim, auxilia em um tratamento justo com os colaboradores quanto às considerações e limites de devolução de gastos durante as viagens corporativas.
Contudo, a maioria das normas para reembolso de despesas de viagem destacam que o pagamento só deve ser realizado mediante apresentação do recibo físico no retorno do funcionário à empresa.
Neste caso, caberá à empresa e aos responsáveis pela gestão de prestação de contas prosseguir com as regras previstas na norma. Ou propor um acordo junto ao funcionário, evitando maiores transtornos.
O viajante perdeu os recibos: e agora? Qual é o papel do(a) gestor(a) de viagem?
Tecnologia aliada à gestão de reembolso
Hoje, com o apoio da tecnologia, as políticas de reembolso e validação de gastos podem ser revisadas e otimizadas. Assim, evita-se o estresse e o aborrecimento entre empresa e funcionário.
Aplicativos com funcionalidades integradas a sistemas financeiros permitem que os gastos das viagens sejam documentados em tempo real, por meio de fotos tiradas dos recibos pelo viajante. Assim, o sistema adotado pela Emporium Travel traz um melhor auxílio na gestão de viagens e despesas, junto a relatórios personalizados e selfbooking. Além disso, também são capazes de calcular, automaticamente, o reembolso de trajetos realizados de carro, por meio de GPS.
Essas funções não apenas colaboram na diminuição de riscos com extravios de recibos, mas também interfere diretamente no planejamento e controle financeiro da empresa.
Pontos importantes para o reembolso
Nas normas para reembolso de despesas de viagem de uma empresa, alguns pontos devem ser levados em consideração e destacados, evitando contratempos no momento de prestar contas da viagem. São eles:
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Despesas reembolsáveis:
É importante que na política de reembolso da empresa estejam apontadas quais despesas são válidas para o estorno. Quanto mais objetivas, menores são as chances de conflitos. Liste, de forma clara, os itens considerados pela empresa, como por exemplo: táxis e transfers, alimentação, documentação, telefone e internet, etc.
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Despesas não reembolsáveis:
Da mesma forma que o tópico anterior, é importante antecipar nas normas para reembolso de despesas de viagem o que não é considerado reembolsável. Por exemplo: multas em trânsito, compras pessoais ou perda de recibos.
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Prazo para apresentação de recibos:
O prazo de entrega dos recibos também deve ser determinado pela empresa. Após o término da viagem, o colaborador terá quantos dias para separar todos os comprovantes e apresentá-los ao setor responsável? Determine junto à equipe financeira e insira a informação nas normas de reembolso.
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Prazo para reembolso:
Após estabelecer o prazo para a apresentação dos recibos, é preciso definir o prazo para o ressarcimento do colaborador. Insira nas normas a quantidade de dias necessários para que o viajante tenha o dinheiro gasto de volta. Também é importante estabelecer a forma em que ocorrerá o reembolso.
Como reformular as normas para reembolso de despesas de viagem da sua empresa
A Emporium Travel, agência de viagens corporativas, possui inúmeras soluções para melhorar a gestão de viagens da sua empresa, otimizando os processos e proporcionando mais economia.
Com uma consultoria feita por especialistas no setor de viagens a negócios, a agência definirá, em conjunto, as melhores práticas para reformular e estruturar a sua política de viagem e também as normas para reembolso de despesas de viagem.
Além disso, você contará com um sistema completo de selfbooking e relatórios personalizados de controle de reembolso. Tudo para tornar a gestão de suas viagens corporativas ainda melhor! Entre em contato e saiba mais!
