Gerenciar os custos de viagens corporativas pode ser um desafio para muitas empresas. Entenda como melhorar sua gestão de viagens.
Viagens corporativas são essenciais para a conquista de um novo mercado ou de uma parceria comercial, para atrair novos clientes e até para participação em eventos importantes e reuniões. Mesmo com uma infinidade de tecnologias que estão a nossa disposição, o contato pessoal ainda se faz necessário, e portanto as viagens corporativas ilustram este contexto. Da mesma forma que o segmento vem apresentando crescimento, ainda que moderado em 2014, viagens corporativas vêm ganhando cada vez mais espaço e importância dentro das empresas e as despesas com viagens corporativas muitas vezes podem saltar dos relatórios financeiros do final do mês. Viagens a negócio estão hoje entre os maiores gastos das empresas, e em muitas empresas, acaba ficando atrás somente da folha de pagamento e da área de tecnologia. Mas existem algumas maneiras para economizar com viagens corporativas e que a maioria das empresas ainda não implementaram.
Gestão de Viagens Corporativas
O principal problema em uma organização que tem gastos com viagens é a gestão ineficiente. Nas empresas faltam planejamento, implementação de uma política de viagens bem estruturada e com foco em certas diretrizes, ou em outras palavras, com base no perfil da empresa. Antes de começar a pensar em reduzir custos, a empresa precisa identificar quais áreas mais necessitam viajar, que tipo de viagem ocorre com mais frequência e em qual época do ano existem mais compromissos.
Após ter essas informações é possível elaborar uma política de viagens com foco na redução de custos. Esse é um processo que necessita bastante cuidado e controle, por isso é muito importante o papel do gestor de viagens para criar a política junto com a empresa. Muitas vezes quem tem essa função dentro das organizações são funcionários que não têm muito conhecimento na área e não assimilam o complexo sistema de turismo no Brasil. Um gestor de viagens pode desempenhar um papel significativo na elaboração de políticas e gestão de viagens, pois são eles que respondem dentro do ambiente corporativo sobre esse tema e promovem o contato entre agência, fornecedor e cliente.
Por onde começar
A primeira solução que vem à tona quando se fala em economizar com viagens corporativas é a antecedência na compra de bilhetes, que é a principal solução mas que a maioria das empresas têm dificuldades em praticar.
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A sugestão é de comprar os bilhetes com até 10 dias antes da viagem para não pagar as tarifas elevadas das companhias aéreas, e isso só é possível se existir um planejamento de viagens alinhado com a empresa. Mas essa não é a única solução, existem diversas outras maneiras de redução de custos.
Pontos chaves para economia
- Uso do self ticketing com objetivo de apresentar maior controle dos gastos;
- Fechar acordos com companhias aéreas pode render bons descontos no preço dos bilhetes, acontece o mesmo com fornecedores terrestres. Mas isso apenas é possível se a empresa apresentar volume compatível para tais acordos;
- Muitas vezes optamos por hotéis mais conhecidos quando uma reunião é agendada, e esquecemos que existem outras opções tão boas quanto e que podem ser mais rentáveis;
- É preciso ser feito um controle dos gastos excessivos, como alimentação, transporte, frigobar, telefonemas particulares e estacionamento;
- Melhoria na gestão de reembolsos de bilhetes aéreos não utilizados, que muitas vezes acabam esquecidos;
- Avaliação sistemática dos processos de viagem corporativa e revisão da política de viagens.
- Realização de acordos comerciais que garantam bons descontos.
O importante para as organizações é saber que os gastos com viagens corporativas não são despesas, são investimentos que vão trazer altos retornos. Tudo indica que o setor vai continuar a crescer no Brasil, e as empresas precisam estar preparadas com um bom planejamento de viagens para não perder dinheiro. Existem diversos gastos excessivos que podem ser cortados conscientemente, sem interferir no conforto e comodidade do viajante. O processo de economia é simples e fácil de ser aplicado, as empresas só precisam entender o mercado e a sua demanda e começar a implementar métodos com foco na redução de custos.
