Queimando os miolos para estabelecer uma boa política de viagens para sua empresa? Então confira estes 3 exemplos que podem te inspirar a criar sua própria política

A complexidade e detalhamento de uma Política de Viagens Corporativas depende muito mais do perfil de uma empresa do que apenas de uma boa vontade de seus gestores.

Embora seja fundamental que a Política seja a mais completa possível, antecipando cenários pertinentes à realidade da empresa, nem sempre é possível que ela seja muito específica e regrada, uma vez que conforme a área de atuação da empresa é simplesmente impossível manter antecedência de compra de passagens em todos os momentos, por exemplo.

 

Uma empresa midiática que deve cobrir um acidente que “acabou de ocorrer” precisará enviar repórteres com urgência até o local do acidente e não haverá possibilidade de esperar os costumeiros 10 dias exigidos pelas companhias aéreas.

Da mesma forma, a urgência de consertar um maquinário quebrado por uma empresa de produção não poderia aguardar esse mesmo prazo sob risco de comprometer toda a cadeia produtiva e perder recursos.

A Política deveria ser, portanto, muito mais flexível para estas empresas do que para aquelas que poderiam sim trabalhar com a previsibilidade e antecedência de suas viagens corporativas.

Por esse motivo, entender a própria realidade, situar-se sobre as viagens corporativas, mirar exemplos de boas Políticas que sirvam para sua empresa, fazendo benchmarking, são caminhos positivos para as empresas que pretendem gerir muito bem as viagens e estabelecer uma boa e eficiente política de viagens. E se você não tem a mínima ideia de como começar a fazer isso, listamos abaixo três ótimos exemplos, menos e mais detalhados, que estão disponíveis de forma completa para quem acessá-los em nosso eBook.

Mesmo aqui nesse texto, de forma resumida, eles são uma mão na roda para você fazer benchmarking, e se inspirar para criar sua própria política. Confira!

Exemplo 1: Política com pouco detalhamento

Nosso primeiro exemplo é uma política de viagens bastante objetiva, onde as mesmas regras servem para consultores, promotores, analistas, supervisores, coordenadores, gerentes e diretores. As viagens são aí separadas em “à trabalho”, “para treinamento ou estudo” ou “de representação” e curtas, se inferiores a 15 dias, e longas, quando excedem esse período. A empresa sugere que “todo dia 25 de cada mês, o usuário deverá entrar no self-booking e agendar os voos do 1º ao 30º dia do mês subsequente, a fim de conseguir cotação antecipada dos voos”, sendo que todas as passagens serão emitidas na categoria classe econômica.

A empresa prevê reembolso total pelo uso de transporte coletivo, mas solicita uso criterioso de táxis. Ela prevê o reembolso do jantar e estabelece valores da diária para diferentes cargos, apenas em reais. Ela autoriza o uso de lavandaria para viagens de mais de 3 dias, desde que com uso moderado. Fora isso, também detalha suas definições para as passagens aéreas não utilizadas.

Como você pode ver, são estabelecidas regras para pontos mais genéricos, normalmente mais comuns a qualquer empresa que tenha uma Política de Viagens Corporativas, mas, se você observar esta Política no eBook, verá que também são regras bastante objetivas, fáceis de serem lidas, interpretadas e respeitadas pelos funcionários.

Esta é uma base interessante para empresas que possam se inspirar em Políticas mais abertas, e que não tenham muitas diferenciações nas regras conforme os diferentes cargos empenhados pelos funcionários na empresa.

Exemplo 2: Política com detalhamento médio 

A Política adotada pela segunda empresa de nosso exemplo possui detalhamento médio e seus objetivos são servir como base para os funcionários, distinguindo itens reembolsáveis e não-reembolsáveis, assim como reforçar o papel do empregado na hora de controlar e prestar custos de suas viagens, promovendo reservas com antecedência e aproveitando descontos e convênios.

A empresa reforça a checagem sobre a real necessidade da viagem e sua possibilidade de substituição por alternativas de comunicação com uso de tecnologia, como conferências, ou mesmo telefonemas.

A empresa apresenta um escopo, definições e considerações gerais, além de normas para uso de cartão corporativo, que deve ser a opção utilizada sempre que possível e estabelece, sobre as viagens aéreas, entre outros aspectos, a classe econômica como padrão para as viagens internacionais, com exceção “somente sem ônus para a empresa, ou quando aprovada pelo Presidente”.

Este segundo exemplo ainda apresenta uma Política com diretrizes para a locação de veículos, hospedagem e dicas para obtenção de tarifas reduzidas como forma de otimizar custos das viagens aéreas.

A empresa lista quatorze itens não reembolsáveis, como o “custo com ligação particulares, e também itens reembolsáveis, como aqueles gastos com “transporte – avião, trem, ônibus e táxi” e “quilometragem, se eventualmente usado veículo próprio, estacionamento e pedágios; combustíveis se usado veículo da empresa. ”

Empresas que não precisem de muito detalhamento, mas precisem de definições razoáveis, podem se inspirar muito bem nessa segunda Política Corporativa, pois ela, embora concisa, possui elementos objetivos, mas um pouco mais aprofundados do que o exemplo anterior. Funciona bem para as viagens corporativas não comprometerem as possibilidades da empresa e como garantia de que haja boas práticas nas reservas realizadas pelos funcionários.

 

Exemplo 3: Política altamente detalhada 

Muito mais detalhada que as duas políticas exemplificadas anteriormente, a empresa deste nosso terceiro exemplo optou por desmembrar cada item essencial, com apontamentos específicos para eles, além de registrar critérios que talvez tenham sido entendidos como “periféricos” para a realidade das empresas anteriores, como as despesas com táxi e responsabilidades com visto e passaporte, por exemplo.

Neste caso, a empresa achou prudente mencionar que o primeiro (o passaporte) deve ser providenciado pelo funcionário e o segundo (o visto) pela própria empresa.

A empresa estabelece a diária de adiantamento de até R$100 para viagens nacionais e $100 para viagens internacionais. Ela observa inclusive que “funcionários viajando para o mesmo destino nas mesmas datas deverão otimizar os custos para a empresa, procurando viajar nos mesmos horários, dividindo o transporte quando possível”.

Ela pede, de forma bastante específica, uma antecedência mínima de 5 dias úteis para viagens nacionais e 15 dias para as viagens internacionais. Todas as responsabilidades são desmembradas entre diferentes cargos, havendo regras para funcionários, diretorias e gerências, agência de viagens interna, departamento de compras e gestor de viagens.

Por meio de uma ferramenta de selfbooking, a empresa explica os procedimentos das reservas, fluxos de aprovação, além de categorias de voos, hospedagens e locação de carro, para funcionários, diretores e gerentes, voos nacionais e internacionais, com duração inferior ou superior a 8 horas e especificações para viagens de treinamento.

Fora isso, a empresa estabelece prazo de retorno para viagens urgentes, ou seja, aquelas que ocorrerão na data do envio, e também nas com início no dia seguinte ao envio, com início em 48 horas do envio e acima de 48 horas, com uma política de retorno variando de 4h a 48h para viagens mais ou menos urgentes.

Além das políticas mais comuns quantos aos fornecedores, a empresa opta por programar critérios para lavanderia, viagem com o cônjuge, limites de diárias para refeições, despesas com telefonia – que ao contrário da empresa anterior, onde não havia qualquer reembolso com ligações pessoais, esta permite que o funcionário faça uma ligação diária, de aproximadamente 5 minutos para sua residência ou familiares, recomendando, entretanto, o uso de cartão telefônico, quando possível.

Trata-se, como é possível verificar aqui e mais detalhadamente no eBook, de uma política de viagens bastante robusta, ideal para empresas que possam trabalhar com um modelo mais regrado, ainda que ofereçam, assim como essa, alguns benefícios extras para os funcionários.

Com tudo isso em mente, é importante que os exemplos sirvam realmente como uma inspiração, já que a Política deve ser elaborada de acordo com sua própria cultura empresarial e de preferência levando em conta os variados setores da empresa, como já falamos aqui.

De qualquer forma, as inspirações são muito importantes porque nos atentam para cenários que poderíamos não estar prevendo na gestão. Aqui nesse texto que você acabou de ler listamos alguns deles, mas você pode consultar a política de viagens completa de um modelo que pincelamos aqui. Nele você encontrará parte dos elementos adotados por essas empresas e os itens que você não deve descuidar na hora de montar sua própria Política.

Vale baixar, ler com cuidado e na íntegra este modelo de política de viagens, conversar internamente com setores envolvidos e funcionários que mais viajem e montar a sua própria Política de Viagens Corporativas! O que você está esperando?