Você está no limite de sua produtividade e ainda assim parece não sobrar tempo para todas as tarefas que você precisa fazer. Até o ato de respirar parece que está sendo adiado porque a rotina de uma secretária executiva não é nada muito simples. Fora a gestão de viagens corporativas que te consome muito tempo mesmo e uma boa dose de dedicação, pesquisa, insistência e “batida de perna” para lá e para cá até ajustar tudo que precisa. A frase anterior parece uma verdade para você? Caso pareça, então saiba que é possível mudar a forma como está ocorrendo a gestão de viagens na sua empresa e ganhar algum fôlego. Abaixo listamos 10 argumentos inquestionáveis para convencer seu chefe a mudar a gestão de viagens da empresa para um modelo de selfbooking. Dessa forma, é possível tornar toda gestão de viagens mais eficiente, econômica e ainda te dar uma paz enorme por não ter que perder tanto tempo com isso como você tem perdido até hoje. Argumento 1: Tempo. Você gasta muito tempo para gerenciar as viagens corporativas na sua empresa. São muitos detalhes, pessoas envolvidas, pesquisas dispersas que não ajudam muito você a realizar seu trabalho. Se a gestão de viagens fosse controlada por um selfbooking, os procedimentos seriam bem mais rápidos e todo mundo ganharia maior agilidade. Isso significa que você secretária executiva poderia muito bem direcionar esse tempo para o cumprimento de outras tarefas essenciais para o funcionamento da empresa. Argumento 2: Autonomia. Cada funcionário se torna altamente preparado para gerir sua própria viagem, sendo capaz de escolher as opções que possam melhor atendê-lo e tudo...
Secretárias executivas atoladas de trabalho e que quase não têm tempo para si pode ser mesmo uma constante nos escritórios. Em todo o caso, a pilha de trabalhos pode diminuir de forma bem mais ágil se você souber exatamente como otimizar o seu tempo. Veja como fazer isso abaixo, seguindo algumas de nossas dicas: Seja organizada. Você é uma secretária executiva cheia de tarefas e prazos. Sua vida simplesmente não funciona sem o mínimo de organização. Esse aspecto é irrevogável. Humanos normais podem abrir mão dele, mas você não. Seu trabalho exige que você seja alguém “sobrenatural” e cheia de super poderes e, voilá, a organização é um deles. Você pode ser do time da agenda oldschool de papel ou uma influencer tecnológica que tem tudo anotadinho na agenda… do celular. Não importa. A agenda é essencial para você e se você puder organizar tudo muito bem nela então fica bem mais fácil otimizar o seu tempo. Mas não viva só de agendas nessa sua vida de organização: use post-its, tenha uma caderneta de anotações e formas de captar e organizar tudo. Claro que no fim é bom centralizar toda a informação em um só lugar, onde você possa observar tudo que precisa ser feito e como poderá otimizar o seu tempo para executar tais tarefas. Priorize as tarefas mais urgentes, importantes e trabalhosas. O que é mais urgente não dá para competir. Se uma tarefa demanda urgência então é ela que deve ser priorizada, seja algo lento ou rápido. Não importa quanto tempo a tarefa vai demandar, urgência significa exatamente isso: urgência. Depois dela você pode percorrer sua...
Muito da boa gestão de viagens corporativas depende da sua boa relação com o seu atual fornecedor de viagens. Isso vale para hotéis, fornecedores de veículos e companhias aéreas. É sempre importante seguir alguns passos para definir estratégias de negociação e definir os melhores acordos, que quando completados devem ser devidamente acompanhados para evitar falhas dali para frente. Por isso, primeiro analise se a empresa fornecedora é compatível com sua forma de pensar. Essa análise é muito importante e para tanto você precisa antes entender bem a forma de pensar da sua própria empresa e seus colaboradores. Entenda muito bem as necessidades de cada um, opcionais que os funcionários que mais viajam costumam achar importantes, companhias aéreas ou hotéis de sua preferência. Entenda porque eles valorizam aquela empresa e se o desejo e preferências desses profissionais se ajustam com as políticas internas de viagens corporativas e cabem no orçamento da empresa. Lembre-se que os melhores contratos são fechados se você tiver um bom know-how sobre sua realidade e intenções. Isso só é possível se você puder reunir muita informação, dados e relatórios de viagens anteriores. Essas informações também são cruciais para entender a forma de pensar da empresa e mostram se os interesses dos colaboradores viajantes são compatíveis com as rotinas de viagens comumente vivenciadas pela corporação. Analise o comportamento das viagens corporativas, os lugares para onde as viagens costumam ser direcionadas, se são mais para o país ou exterior, e a realidade do local, necessidades de deslocamento, alimentação e etc. Não perca de vista que informação é poder, então esquematize tudo que tiver em mãos e levante as...
As secretárias executivas costumam dominar diversas habilidades, mas algumas delas são fundamentais para a eficiência do trabalho que realizam. Uma secretária não é uma mera “atendedora de telefone”, mas é sim uma excelente gerenciadora de processos, estrategista, realizadora e antenada com a empresa e as soluções de problemas e melhorias possíveis em todo o serviço prestado. O domínio na natureza humana, das comunicações, das tecnologias é sempre combinado ao potencial de cada cliente, de cada colaborador e em prol da elevação da empresa a um patamar melhor ao que se encontra. As secretárias executivas são grandes visionárias, organizadas, perceptivas e muitas vezes líderes que sabem tomar as melhores decisões para todo mundo com quem elas convivem em seus ambientes de trabalho. Confira abaixo 5 habilidades comuns entre as secretárias executivas e que elas costumam dominar com facilidade: 1- Ter conhecimento da realidade presente da empresa Uma boa secretária executiva não é fofoqueira, mas certamente sabe muito bem tudo o que se passa dentro da empresa, como o lugar onde seu chefe está ou que horas retorna. Ela é muito bem relacionada com seus colegas de trabalho, fornecedores e clientes, entendendo como cada um está envolvido com a organização que trabalha e os obstáculos enfrentados por eles. Ela conhece as datas importantes para a corporação e gerentes, assim como entende muito bem os prazos estipulados e a importância de respeitá-los. É uma profissional muito bem informada sobre o “aqui e agora” da empresa, tendo os pés no chão sobre a realidade e o tempo presente. Se alguém quer saber algo sobre a empresa e seus colaboradores, essa pessoa deve se...
Lívia Soares trabalha no departamento financeiro da Vtex e conta como a adoção do sistema gestor de viagens da Emporium Travel ajudou a empresa a fazer uma administração mais eficiente das viagens corporativas. A Vtex atua no segmento de tecnologia Saas oferecido para abrigar empresas de e-commerce, sendo hoje a líder deste segmento de mercado na América Latina. Mas por causa desse crescimento e expansão internacional, as viagens na Vtex têm se tornado mais frequentes, demandando maior agilidade de organização e sem extrapolar a meta de despesas da empresa, o que é uma grande preocupação para Lívia. Ao invés de contratar um gestor de viagens interno somente para suprir essas necessidades, a Vtex optou por contratar o serviço gestor de viagens da Emporium Travel, já que este serviço estava completamente alinhado às necessidades e visão administrativa horizontalizada empregadas pela empresa. Com isso, a Emporium Travel implementou um modelo gestor de viagens totalmente flexível, focado nessa busca por fortalecimento da autonomia dos colaboradores da Vtex. Estes colaboradores receberam treinamento para se auto gerirem, fazendo solicitações de viagens eles mesmos, a qualquer momento que tivessem essa necessidade e de qualquer lugar onde estivessem. Lívia conta como costumava dedicar por volta de 3h a 4h por dia para fazer as solicitações dessas viagens e como agora a nova cultura está tão presente na empresa que simplesmente não há mais um funcionário autorizador, sendo os próprios funcionários, usuários desse sistema gestor de viagens da Emporium Travel, que se auto-avaliam e verificam se estão ou não dentro das políticas de compra de passagens aéreas. A partir dessa nova postura interna, Lívia pode dedicar as...
