As secretárias executivas costumam dominar diversas habilidades, mas algumas delas são fundamentais para a eficiência do trabalho que realizam. Uma secretária não é uma mera “atendedora de telefone”, mas é sim uma excelente gerenciadora de processos, estrategista, realizadora e antenada com a empresa e as soluções de problemas e melhorias possíveis em todo o serviço prestado.
O domínio na natureza humana, das comunicações, das tecnologias é sempre combinado ao potencial de cada cliente, de cada colaborador e em prol da elevação da empresa a um patamar melhor ao que se encontra. As secretárias executivas são grandes visionárias, organizadas, perceptivas e muitas vezes líderes que sabem tomar as melhores decisões para todo mundo com quem elas convivem em seus ambientes de trabalho.
Confira abaixo 5 habilidades comuns entre as secretárias executivas e que elas costumam dominar com facilidade:
1- Ter conhecimento da realidade presente da empresa
Uma boa secretária executiva não é fofoqueira, mas certamente sabe muito bem tudo o que se passa dentro da empresa, como o lugar onde seu chefe está ou que horas retorna. Ela é muito bem relacionada com seus colegas de trabalho, fornecedores e clientes, entendendo como cada um está envolvido com a organização que trabalha e os obstáculos enfrentados por eles. Ela conhece as datas importantes para a corporação e gerentes, assim como entende muito bem os prazos estipulados e a importância de respeitá-los. É uma profissional muito bem informada sobre o “aqui e agora” da empresa, tendo os pés no chão sobre a realidade e o tempo presente.
Se alguém quer saber algo sobre a empresa e seus colaboradores, essa pessoa deve se dirigir a estas secretárias, que são muito bem informadas, possuem uma análise clínica e bem ajustada sobre as movimentações na empresa, mas sem nunca perderem de vista a “missão” da corporação, já que elas costumam manter um comprometimento profundo com esse ideal da empresa e de seus gestores. As boas secretárias executivas não apenas vestem a camisa para valer, mas sabem muito bem “a cor”, “a estampa”, “a qualidade do tecido” e eventuais “rasgos” que hajam nela, ou melhor, elas sabem defender a empresa, mas conhecer bem seus pontos fortes e fracos.
2 – Visão abrangente da política da empresa e perspectivas futuras
As secretárias executivas costumam dominar a percepção sobre a política da empresa, tendo uma visão clara do negócio, prevendo a direção que as decisões tomadas podem conduzir a empresa e prevendo os problemas e consequências de suas decisões. Elas não apenas conhecem pontos fortes e fracos da empresa, mas sabem quando os atuais pontos fortes podem se tornar problemáticos ou quando os atuais problemas podem virar oportunidades ou como podem ser efetivamente solucionados.
Além do bom relacionamento e experiência de vida, essa capacidade de visão futura pode ser adquirida através de leituras, desde de revistas e jornais periódicos, com informações factuais sobre a política ou economia, como também por meio de livros de gêneros variados. O que a torna uma visionária é quando estes materiais são lidos por ela de forma crítica, analítica e o conhecimento seja aplicável tanto na sua melhora individual como na prosperidade coletiva da empresa.
As grandes secretárias têm uma visão de planejamento, análise e organização prioritária das demandas de cada tarefa que executam, pensando sempre além do presente, olhando a realidade do mercado e onde as varíáveis – analisadas, noticiadas, inferidas, intuídas – podem direcionar a ela, ao mercado e aos demais colaboradores da empresa no futuro próximo.
3 – Agendar viagens corporativas de colaboradores usando selfbooking
As secretárias executivas mais antenadas usam ferramentas para a gestão de viagens corporativas e sabem como a tecnologia pode ajudá-las a ganhar tempo e proeficiência em suas tarefas diárias. Elas dominam o uso dessas ferramentas e, por isso, costumam ser muito ágeis para planejar as viagens corporativas e que são decisivas para os negócios da empresa.
Boas secretárias sabem aproveitar o tempo do seu dia, e como automatizar processos que possam ser simplificados e cujo tempo possa ser reduzido. Elas sabem que esse tempo pode ser direcionado para aquelas tarefas que realmente demandam tudo de si e que só podem ser feitas por elas próprias, com muito tempo e esforço dispendido.
Secretárias executivas tendem a dominar o valor da tecnologia, conhecendo as ferramentas e soluções mais interessantes e que envolvam direta ou indiretamente seu trabalho, além de conhecerem serviços e recursos que possam otimizar cada processo da empresa. As melhores profissionais não se acomodam como “dinossauros tecnológicos”, sendo excessivamente rígidas e aversas à tudo aquilo que poderia muito bem ajudar a si mesmas ou a empresa que representam. Muito pelo contrário, elas são grandes influenciadoras e inovadoras no ambiente de trabalho.
4 – Bom relacionamento interpessoal e capacidade de empatia
Não necessariamente comunicativas no aspecto quantitativo, mas muito mais no qualitativo, as secretárias executivas costumam dominar toda a arte da boa comunicação e saber o momento exato de se expressarem ou silenciarem. Elas conhecem o ser humano com quem interagem e suas habilidades vão além da análise corporativa, já que conseguem captar profundamente a condição humana de cada um. Elas conhecem o potencial e habilidades das pessoas com quem interagem e como podem se comunicar para extrair o melhor dessas pessoas e como podem contribuir para que elas superem suas inabilidades e as transformem positivamente.
São sobretudo empáticas em sua comunicação e não manipuladoras. A intenção das melhores secretárias executivas é usar seu domínio sobre seu interlocutor para ajudá-lo, mas sempre visando os resultados comuns, que beneficiem toda a empresa e demais colaboradores. Possuem, por isso, uma comunicação muito fluida que não dá margem para “ruídos” ou incompreensões. Sabem que tudo que dizem e que ouvem precisa ser às claras, porque entendem que a boa comunicação também melhora a qualidade dos serviços e faz com que eles sejam feitos com presteza,evitando que as reuniões de alinhamento se prolonguem e se repitam muitas vezes porque a primeira comunicação já foi bastante eficiente.
5 – Liderança e tomada de decisões sob pressão
Às vezes as secretárias executivas precisam tomar decisões importantes sob pressão e mesmo sendo algo não tão desejado, está tudo bem para elas, porque as secretárias executivas dominam muito a visão da empresa e sabem a importância da sua decisão e conseguem prever seus possíveis efeitos. As secretárias costumam ter uma aptidão para a liderança de negociações, agendamento e atividades gerais da empresa porque seu trabalho envolve ser parceira de seus “superiores”.
No fundo, no fundo, suas habilidades as colocam lado a lado aos gestores da empresa, sendo que as secretárias executivas acabam se revelando grandes analistas da administração da empresa e entendendo profundamente a visão desses gestores que, por sua vez, entendem profundamente sobre a empresa. Por causa disso, mesmo que não gostem muito, são extremamente habilidosas em tomar decisões sob pressão porque são alguém de confiança para assumir esse papel. Elas sabem bem o impacto de suas decisões, para o bem ou para o mal e antecipam tudo, sendo estratégicas como ninguém.