Atentar ao excesso de bagagem em viagens corporativas oferece maior controle do orçamento As novas resoluções da ANAC (Agência Nacional de Aviação Civil), que passaram a valer em março de 2017, alteraram as regras para excesso de bagagem, determinadas mediante as franquias para cada companhia aérea. O que foi alterado sobre o excesso de bagagem? Franquia de bagagem é a tarifa cobrada conforme peso e número de volumes que você pode ou não carregar a bordo do avião. Seja em mala de mão ou despachada. Nas novas definições da ANAC para bagagens, o passageiro que estiver dentro das orientações de 10 kg não terá custos. Além disso, caso a bagagem de mão também atenda às regras determinadas em contrato, mas em função de espaço na aeronave precise ser despachada, a companhia não deve cobrar. Entretanto, as resoluções também permitiram que as companhias aéreas oferecessem o serviço de bagagem separadamente. Desta forma, ao viajar, o passeiro deve escolher qual franquia atende suas necessidades conforme peso e quantidade de malas. Ao ultrapassar essas definições, você deve arcar com o excesso de bagagem – geralmente, não previstos nos orçamentos de viagens corporativas. Por isso, conheça as tarifas cobradas pelas principais companhias aéreas. Tarifas de excesso de bagagem das principais companhias aéreas LATAM A companhia aérea LATAM possibilita a compra antecipada de bagagem adicional para que você economiza tempo no momento do embarque. Além disso, o custo de excesso de bagagem pode ser verificado no site da companhia. Em voos nacionais Excesso de peso maior que 23 kg e 32 kg: R$ 80 Excesso de peso maior que 32 kg e 45 kg:...
Muitos são os riscos de uma gestão de viagem corporativa manual, que influenciam em seus investimentos a negócios Você sabe quais os riscos de uma gestão de viagem corporativa manual? Considerando que viagens a negócios são um alto investimento em sua empresa, optar por gerenciá-las manualmente pode comprometer seu orçamento. Para se ter ideia, um estudo feito pela Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev) constatou que viagens a trabalho representaram R$ 38,73 bilhões de gastos em 2015 às empresas brasileiras. Por seu alto investimento, uma viagem corporativa precisa ser bem gerenciada, inclusive na prestação de contas, para evitar diversos riscos. Riscos na gestão de viagem corporativa manual Se em sua empresa, para obter o controle de gastos em viagens você utiliza planilhas manuais, como em Excel, tome cuidado! Risco n° 1: Prestação de contas Com a gestão de viagem corporativa manual sua prestação de contas pode ser comprometida, já que é preciso se atentar para preencher informações a todo momento. Além disso, a qualidade e detalhamento das informações é uma preocupação para quem realiza a gestão manual de viagens corporativas. Qualquer erro de digitação, por exemplo, pode fazer uma enorme diferença! Risco n° 2: Falta de automação Imagine reunir informações de custos de hotéis, transporte, alimentação, passagens e outros dados importantes de uma única vez para controle interno. As chances de erros são enormes com esse tipo de preenchimento manual. Por isso, a falta de automação também é um risco comprometedor para uma boa gestão de viagem corporativa. Sem um sistema de automatização como o da Emporium Travel, além de não conseguir reunir com otimização as informações de suas viagens, você...
Os gastos de viagem corporativa podem ser o principal inimigo das empresas. Saiba como controlar! Gastos de viagem corporativa: você sabe bem quais são e como identificá-los? Imagine que seu colaborador, Pedro, precisa realizar uma viagem a negócios. Uma reunião importantíssima em outro país. Essa oportunidade é essencial para ampliar seus mercados e fazer parcerias vantajosas. Para isso, Pedro e seus gestores procuram por passagens na internet e organizam todo o deslocamento apenas em uma planilha no Excel. Assim, tentam especificar o que deve ser gasto e ter noção do custo dessa viagem. Parece fazer bastante sentido para o planejamento, certo? Mas se pensarmos a médio e longo prazo, essa estratégia pode frustrar tanto Pedro quanto seus gestores e impactar diretamente nos gastos totais da empresa. No que quase todos os gestores e viajantes erram: Viagens corporativas devem ser vistas como um investimento importante, principalmente, quando bem planejadas e controladas. Caso não possuam um gerenciamento eficiente, elas podem se tornar uma grande vilã nos gastos. Em algum tempo, Pedro não conseguirá mais saber quais os gastos relevantes de suas viagens a trabalho, além de não conseguir identificar pontos positivos ou negativos desses deslocamentos. Por isso, o controle dos gastos de viagem corporativa é essencial. Então, acompanhe conosco passos para não errar nos cálculos e ter uma visão completa do que você tem investido por aí – assim como o Pedro! Passos para controlar os gastos de viagem corporativa 01# Calendário de viagens Se você puder programar e prever algumas viagens, faça a definição de um calendário de viagens. Essa é uma importante maneira de planejar melhor os gastos de viagem corporativa e se...
Reembolso de quilometragem: prática de ressarcimento precisa estar em dia com o mercado Grande parte das empresas têm dificuldades com o reembolso de quilometragem. Seja na utilização do veículo próprio ou da empresa, calcular essas despesas para o ressarcimento é um processo importante que demanda tempo e bastante precisão. Em viagens corporativas, essa situação pode acontecer com certa frequência em sua empresa. Afinal, seu colaborador pode usar um determinado veículo em função do deslocamento para uma negociação, treinamento ou feira. Neste caso, como calcular então o reembolso de quilometragem dessas viagens corporativas? Passos para reembolso de quilometragem É preciso seguir alguns passos essenciais para o ressarcimento correto, sem prejuízos. Eles te ajudarão a preservar a saúde financeira de sua empresa e compensar as despesas de seus colaboradores no uso de veículos particulares a trabalho! Passo 1: Preços alinhados ao mercado Realize pesquisas de preços de combustível e determine um período para sempre avaliar e atualizar valores. Assim, o reembolso será feito com base nos reais valores do mercado. Passo 2: Diretrizes na Política de Viagens Seu colaborador pode utilizar o veículo em várias situações; por isso, é preciso estabelecer diretrizes e classificar seus usos em um documento oficial com informações sobre percursos, pagamentos, datas e outras. Baixe já nosso Benchmarking Política de Viagens Passo 3: Cálculo tradicional para reembolso de quilometragem Saiba a quantidade do quilômetro rodado. Assim, multiplica-se o total da quilometragem no período utilizado pelo valor da despesa por quilômetro. Além disso, outras despesas podem ser adicionadas ao valor do reembolso, já que além da distância, os gastos com o carro podem englobar: Gasolina; Limpeza; Seguro; Pneus; E outros itens. Passo 4:...
Cartão de crédito: confira como fazer a melhor utilização desse recurso em viagens corporativas Como funciona o uso do cartão de crédito em sua empresa para viagens corporativas? Esse questionamento é fundamental para garantir a segurança e a tranquilidade de seus viajantes. Isso porque, para evitar grandes prejuízos ou imprevistos, o planejamento da compra de passagens aéreas, hospedagens, locomoção, alimentação e qualquer outro serviço que deve ser disponibilizado ao viajante é essencial. É preciso saber como custear isso da melhor maneira, seja por meio de verba de adiantamento ou cartão de crédito com uma política de reembolso. Mas, afinal, o cartão de crédito para viagem corporativa tem reembolso? Primeiro, é importante termos em mente que todo e qualquer tipo de pagamento deve estar definido em uma Política de Viagens Corporativas, em uma área especialmente destacada para o reembolso. Então, com isso, a empresa pode especificar como será feito o custeio das necessidades da viagem, seja com o adiantamento do valor ou por meio de cartão de crédito. Cartão de Crédito Pessoal: reembolso de despesas Caso a empresa opte pela utilização do cartão de crédito pessoal para viagens corporativas, o colaborador deve receber o reembolso daquilo que foi gasto em seu deslocamento. Para que isso não cause problemas, deixe claro os itens que podem ser reembolsáveis, como o transporte, alimentação e outros serviços que correspondem ao objetivo de seu viajante em outro destino. Se os itens forem relacionados à despesas pessoais, esses não são reembolsáveis e devem ser pagos pelo próprio viajante. Além disso, é preciso guardar todos os comprovantes de compras e apresentá-los logo após a volta da viagem...
Fazer gestão de risco em viagens corporativas é a melhor maneira de minimizar problemas nos deslocamentos Durante a organização de suas viagens corporativas, seus clientes e colaboradores contam também com uma gestão de risco? Nunca parou para pensar na possibilidade de analisar os riscos como parte do planejamento de viagens?! Então você deve prestar atenção no que nós, da Emporium, queremos te alertar. Minimizar imprevistos, problemas e frustrações em deslocamentos a trabalho é uma preocupação constante de gestores para obter sucesso em ações além de seu território. Circunstâncias inesperadas ocorrem e, muitas vezes, são incontroláveis. Mas acredite, é possível evitar muitos problemas em suas viagens corporativas com uma boa gestão de risco. O que é Gestão de Risco? Voos que atrasam em função de feriados. Fenômenos da natureza cancelam voos e prendem pessoas em aeroportos de todo o mundo. Doenças ou até mesmo uma intoxicação alimentar… Não temos como controlar a maioria dos imprevistos que acontecem em meio a nossas viagens corporativas. Só que contar com uma Gestão de Risco como a da Emporium Travel pode fazer com que você diminua o impacto dos problemas, tanto na questão financeira quanto no psicológico de seus viajantes. Uma Gestão de Risco é um conjunto de ações estratégias e planejadas para prevenir, conduzir e minimizar impactos dos riscos ligados a uma atividade. Como realizar uma Gestão de Risco? Nós da Emporium, especialistas em Gestão de Viagens Corporativas, recomendamos ações para sua Gestão de Risco desde o planejamento. Acompanhe conosco! #1 – Identificando potenciais riscos Faça uma lista de potenciais riscos e ameaças que podem atrapalhar suas ações, modificando o curso de suas viagens. Insira...
Para que as viagens não se tornem um fardo na política de gestão das empresas, é possível incorporar algumas dicas básicas sem onerar o conforto dos executivos e a qualidade desses deslocamentos. A economista chefe do SPC Brasil (Serviço de Proteção ao Crédito) Marcela Kawauti falou sobre algumas regras essenciais que devem constar no planejamento das empresas para criar uma política de viagens bem estruturada: Planejamento é tudo! “O mais importante é que a empresa conscientize os seus executivos de que não é porque trata-se de uma viagem corporativa, que não há um limite em relação às despesas. Muitas vezes, o profissional encara o dinheiro de forma terceirizada, ou seja, como não sendo de sua posse e extrapola nos gastos. É necessário criar essa consciência coletiva: de que economizar é importante para manter as viagens dentro da corporação”, orienta. Definir uma meta Segundo Marcela, na prática, a empresa deve instituir uma meta monetária de despesas de viagens para os executivos. “É preciso deixar claro o orçamento-limite disponível para cada evento no decorrer da viagem ou um limite-médio por dia. Outra forma de incentivar a economia é criar algum tipo de premiação junto aos profissionais que atingirem à meta imposta, que pode ser um ingresso para um show legal ou um jantar bacana. Planejar com antecedência é fundamental para enxergar cada passo que a economia vai dar”, explica. Tudo feito em cima da hora custa o dobro em viagens corporativas. Falta de pesquisa em relação à estadia e transporte, além de cancelamentos, geram transtornos e gastos desnecessários. Compra de passagens e reserva de hotel Com antecedência, é possível comprar passagens aéreas mais...
Ter um sistema de viagens é o primeiro passo para gerenciar e reduzir custos Contar com um sistema de viagens corporativas é uma estratégia perfeita para gerar economia! Ainda mais nas empresas que costumam deslocar seus colaboradores ou funcionários com frequência. Já ficou claro que viagens corporativas são meios essenciais de conquistar um novo mercado. Seja em uma parceria comercial, atualizações no setor ou na busca por novos clientes. Ainda é preciso mostrar presença e contato pessoal para o sucesso dos negócios. Organizar viagens corporativas é uma dor de cabeça? Porém, nada disso é possível se esses deslocamentos a trabalho estiverem entre os maiores gastos das empresas. Ou seja, causando prejuízos ao invés de serem um importante investimento em seu negócio. O principal problema? Um sistema de viagens corporativas ineficiente! Selecionamos erros comuns da gestão para você evitar e reduzir despesas. Economia com sistema de viagens corporativas: erros para você fugir! Erro 1: Não revisar a política de viagens De tempos em tempos é preciso atualizar e revisar sua política de viagens. Este documento, que abrange todas as diretrizes das viagens, pode ser alterado com o tempo, conforme as necessidades da empresa e dos colaboradores. A Emporium Travel ainda analisa seus processos atuais e orienta melhorias que geram economia em suas viagens corporativas. Erro 2: Não fazer um planejamento com antecedência Planejar os gastos com antecedências parece uma tarefa impossível? Com a Emporium, nossas ferramentas de gestão e profissionais especializados possibilitam o planejamento antecipado! Este planejamento feito o quanto antes é fundamental para a economia das viagens corporativas, na busca pelo melhor preço e outras boas condições. A antecedência na compra de bilhetes,...
Uma das premissas fundamentais em um OBT (Online Booking Tool) é permitir a inclusão de regras condizentes com a política da empresa, de forma que se reflitam nas soluções de viagens corporativas Entre as maiores dificuldades ao gerenciar viagens está o alinhamento e o cumprimento das regras com o objetivo de melhorar a performance das ações. As políticas podem ser complexas, apresentar perfis e possibilidades muito diferentes, o que torna o OBT um importante aliado no acompanhamento das diretrizes e sua efetividade. Sua política na ferramenta de viagens Criar parâmetros para as políticas de viagem dentro da ferramenta pode tornar o seu processo muito mais ágil e seguro. As normas serão amarradas, de modo que o acompanhamento do cumprimento das políticas se torne mais efetivo. O funcionário, ao realizar o selfbooking, já terá as permissões concedidas, seguindo o que foi cadastrado em seu perfil. Serão enviadas notificações para alertar o não cumprimento de uma regra, o que obriga uma justificativa, ou ainda, informações ou conteúdos deixam de aparecer para o funcionário se assim for determinado na política. Concentrando na ferramenta as regras estabelecidas e realizando o gerenciamento das viagens como um todo, a redução de custos é perceptível. Os OBTs contam com centenas de políticas de viagens, separadas de acordo com as necessidades de uma empresa corporativa. Com junções de políticas é possível formar uma série de fluxos que possibilitarão uma combinação de inúmeras regras diferentes. São muitas possibilidades. Veja algumas funcionalidades-base para um OBT: Aprovação – por mérito, por custo, alçada Antecedência – para aéreo, hospedagem, locação de veículos e rodoviário Emissão – prazos, emissão automáticas Considerando que, por...
Gestão do tempo em viagens corporativas é item fundamental para otimização de recursos Você já deve estar cansado de saber que a gestão do tempo é essencial em viagens corporativas… Principalmente para reduzir custos e otimizar cada minuto são ações fundamentais para viajantes e gestores. Dessa história, todo mundo já sabe, não é mesmo? O que muitos ainda têm dúvidas é em como realizar a gestão do tempo e os impactos positivos que este gerenciamento proporciona a sua viagem de negócios. Afinal, o relógio pode ser um grande vilão ou um forte aliado para colaboradores ou clientes. Por isso, selecionamos 5 dicas para a gestão do tempo para organizar tarefas com otimização, eficiência e ainda obter economia! Dicas para gestão do tempo em viagens corporativas 1. Reservas com antecedência Não corra o risco de encontrar passagens mais caras, hotéis lotados, restaurantes, entre outros itens indisponíveis. Além do transtorno, você perderá muito mais tempo na busca por reservas com vantagens em suas viagens corporativas. Então, planejamento e antecedência devem ser as palavras-chave para sua gestão de tempo. Faça pesquisas e reserve tudo o quanto antes, pensando sempre em antes, durante e depois da viagem. 2. Localização de hotéis A localização do hotel em suas viagens de negócios é um item que recebe a devida atenção no planejamento? Se a resposta for “não”, chegou a hora de você repensar no assunto. Imagine que seu colaborador chegou no destino e tem poucos minutos para ir até o local da reunião… Até lá, ele não terá tempo para descansar ou guardar as malas. A correria, com certeza, é um fator negativo para os negócios....
