Com o aumento no número de viagens corporativas, empresas de todos os tipos buscam, constantemente, soluções para minimizar os custos com o deslocamento de seus profissionais. Mas como estreitar o relacionamento com as cias aéreas e obter tarifas diferenciadas? Sem uma política de viagens bem definida e um gerenciamento adequado, esses gastos podem ultrapassar o orçamento no fim do mês – principalmente com a instabilidade que permeia os valores das tarifas aéreas. Acompanhe as próximas páginas e saiba como uma agência de viagens corporativas pode auxiliar nesta questão! Boa leitura! #1 Acordo diferenciado? Devido ao know-how das agências de viagens corporativas e o forte relacionamento mantido com as cias aéreas, o poder de negociação nos valores das passagens aumenta. Esses acordos entre a agência e a companhia afetam, positivamente, a economia da empresa, já que os profissionais se empenham em identificar as melhores oportunidades, focando na otimização dos custos e ampliando as oportunidades de atuação do cliente. Agência + Companhia Aérea = + economia R$ #2 Como são feitos os acordos? Para as negociações com as companhias aéreas, a agência de viagens corporativas fará um mapeamento, destacando informações importantes a respeito do fluxo de viagens da empresa, como: Nº de viagens realizadas por mês Cia aérea que melhor atende às necessidades Trechos mais utilizados #3 Possibilidades de negociação São inúmeras as opções de acordos diferenciados entre a agência de viagens e a cia aérea. Uma delas é a troca de descontos em diversos destinos para uma promoção maior em trechos específicos. Por exemplo: O desconto da companhia para viagens em todo o Brasil é de 7%, mas as viagens mais frequentes...
Entenda como a definição das normas para reembolso de despesas de viagem pode acarretar em imprevistos Em uma viagem corporativa, o pagamento de gastos gerados pelo colaborador durante a sua estadia pode se transformar em grandes dores de cabeça. Isso caso as normas para reembolso de despesas de viagem da empresa não estejam bem definidas. Burocracias e informações incertas sobre o que será, ou não, reembolsado ao viajante podem ser motivos de conflito entre as partes envolvidas. Principalmente na ausência de uma gestão eficiente, com estratégias alinhadas para lidar com as mais diversas situações, como por exemplo, a perda de um recibo. Com tantos compromissos e prioridades designadas ao profissional em uma viagem a negócios, o gerenciamento manual dos gastos – que consiste em juntar e entregar os recibos no retorno – pode tornar suscetível casos como esse. “Mas o que fazer se o recibo foi perdido?” Antecipação é a palavra para combater desgastes com o reembolso de funcionários. E isso inclui a definição das normas para reembolso de despesas de viagem, com pontos claros para imprevistos – como a perda. Uma política de reembolso organizada torna os processos mais simples e coerentes. Assim, auxilia em um tratamento justo com os colaboradores quanto às considerações e limites de devolução de gastos durante as viagens corporativas. Contudo, a maioria das normas para reembolso de despesas de viagem destacam que o pagamento só deve ser realizado mediante apresentação do recibo físico no retorno do funcionário à empresa. Neste caso, caberá à empresa e aos responsáveis pela gestão de prestação de contas prosseguir com as regras previstas na norma. Ou propor um acordo junto ao...
O uso do cartão corporativo para alimentação nas viagens a negócios pode auxiliar na gestão financeira da empresa; veja como! Com o mercado cada vez mais competitivo, manter a qualidade e o bom desempenho nas operações e serviços é, hoje, o grande desafio das empresas. Afinal, há uma busca, constante, por estratégias que auxiliem no alcance das metas. Entre as principais ações estão as viagens corporativas – e o cartão corporativo. Isso porque são tantos detalhes envolvidos em um deslocamento… E que vão além dos assuntos de negócios, como a reserva de passagens, hotéis e alimentação. Portanto, é preciso manter o controle dos pontos, principalmente financeiro. Durante uma viagem, qualquer tipo de gasto que o funcionário tenha relacionado ao trabalho, como almoços ou jantares com clientes/prospects, devem ser apresentados em seu retorno para a prestação de contas. Em alguns casos, até reembolso. Então, qualquer divergência pode causar transtornos e dores de cabeça à empresa e ao colaborador. É por isso que o uso do cartão corporativo para alimentação durante as viagens têm se tornado cada vez mais frequente. Afinal, proporciona mais segurança e praticidade nos processos orçamentários. Como funciona o cartão corporativo? O cartão corporativo é utilizado exclusivamente por empresas, possuindo as mesmas funções de um cartão de crédito e débito de pessoa física. Seu uso está direcionado, exclusivamente, à cobertura de gastos relacionados ao trabalho. Ou seja, viagens, almoços de colaboradores ou compras de materiais. E todas as transações são debitadas diretamente da conta empresarial. Independente do porte, usar o cartão corporativo para nas viagens a negócios pode trazer inúmeras vantagens à empresa. Além disso, proporciona maior controle financeiro sob os gastos durante o...
A falta de organização em uma viagem corporativa pode resultar em problemas, como a reserva duplicada do serviço de transfer; saiba o que fazer! A cada dia, empresas têm compreendido mais a importância e o papel das viagens corporativas nos planos estratégicos. Com objetivos voltados à ampliação dos negócios e maior influência na área de atuação, os deslocamentos se tornaram uma poderosa ferramenta para o alcance de metas. Porém, a falta de organização ou orientação nos processos pode resultar em decisões precipitadas. Como por exemplo, efetuar uma reserva duplicada do serviço de transfer. E como contornar essa situação? Foco, Força e… Comunicação! Mas para realizar uma viagem corporativa, todos os processos devem receber a sua devida atenção, tendo como base a organização e comunicação entre os envolvidos. Assim, são evitadas possíveis falhas e prejuízos no orçamento da empresa. Neste ponto, o gestor de viagens se torna o responsável por introduzir boas práticas durante o planejamento e execução das viagens. Desta forma, mantém-se o controle na reserva de passagens, serviços ou fechamento de pacotes para os seus viajantes. Reserva duplicada: e agora?! Por mais incomum que pareça, a falta de organização por parte do viajante pode culminar em ações que impactam negativamente o orçamento da empresa. Reservar duas vezes o serviço de transfer pode ser uma delas. Ao identificar a reserva duplicada do serviço de transfer para o mesmo viajante, é necessário contatar, imediatamente, a empresa prestadora de serviços. Não esqueça também de consultar a política de cancelamento. Em alguns casos, dependendo da proximidade da data da viagem, multas podem ser geradas. O ideal é que todos os pontos sejam alinhados – e repassados -, previamente....
Agências de viagens corporativas podem auxiliar na demonstração de fluxo de caixa e projeções financeiras da empresa Seja qual for o tipo de negócio, controlar a entrada e saída dos recursos é essencial para manter a casa em ordem. E quando se trata de viagens corporativas, a prática é ainda mais importante. Afinal, o número de profissionais que se deslocam em nome de suas empresas cresce a cada dia. São reuniões, eventos, visitas a filiais e diversas outras ações que refletem no aumento das viagens a negócios e, consequentemente, no budget investido. E para manter o controle dessas despesas – que incluem passagens aéreas, hotéis, alimentação, transfer executivo, etc. -, é preciso justificá-las ao fim de cada mês. Além disso, é necessário que a demonstração de fluxo de caixa esteja atualizada, com todos os dados de custos e receitas geradas no período indicado. Mas como administrar todos esses pontos e manter uma boa gestão dos recursos, focando na economia e qualidade das viagens? A expertise e tecnologia utilizada por uma agência de viagens corporativas pode transformar o modo como a sua empresa executa e administra os deslocamentos dos profissionais. Veja como: O que é demonstração de fluxo de caixa? Também conhecido como DFC, o demonstrativo de fluxo de caixa serve para controlar a entrada e saída de recursos de uma empresa. É um instrumento essencial de gestão financeira que nos apresenta, de forma clara, todas as movimentações realizadas em ciclos específicos. Uma demonstração de fluxo de caixa bem definida deve trazer informações contundentes sobre os fins dos recursos. Isso inclui lançamentos, plano de contas, contas a pagar, contas a receber, relatórios e gráficos detalhados....
