Secretária Executiva tem muitos papéis dentro da empresa, dentre eles, fazer a gestão de viagens corporativas.

Secretária Executiva possui muitas atribuições para dar suporte estratégico na rotina do seu diretor ou presidente. As possibilidades na área são grandes, afinal, todos os diretores necessitam de uma secretária para auxiliá-los. Quanto mais conhecimento e boa formação, mais oportunidades de trabalho. Além disso, a gestão de viagens corporativas é uma atividade importante que a secretária vem ocupando. Essa é o tema principal dessa matéria: A relação de viagens corporativas e o cargo de secretária executiva.

Vamos começar exemplificando a parte de gestão de viagens com os pontos abaixo que são importantes, para então, destrinchamos as análises. São passos indispensáveis. Se você chegou aqui pela primeira vez, recomendamos a leitura de Política de Viagens e Gestão de Viagens Corporativas também. 

A Emporium Travel considera uma função estratégica gerenciar viagens corporativas pois trabalhamos a rigor das políticas de viagens adequadas para sua empresa, otimizando:

• Recursos financeiros;
• Negociação com fornecedores;
• Educação para usuários internos das empresas;
• Redução de custos através de tecnologia selfticketing;
• Entre outros.

O uso de um bom programa de gestão pode balancear as necessidades de viagem do funcionário com os objetivos da empresa, além de:

• Minimizar as despesas;
• Controlar e acompanhar custos;
• Facilitar conformidade com as políticas de viagens corporativas;
• Promover automação em viagens corporativas.

Esses pontos são básicos e essenciais para as secretárias entenderem melhor sobre o processo de gestão de viagens corporativas. Após construirmos esse cenário, notamos que algumas empresas, normalmente de pequeno e médio porte mas raramente encontramos em empresas de grande porte, com um processo defasado na gestão de viagens. Tente imaginar a seguinte situação, você secretária como “dona do projeto de viagens”:

Rotina Diária – Exemplo 1
Controle de viagens feito por e-mail

1. A secretária solicita por e-mail uma cotação de passagem aérea;
2. A agência a responde com as opções de voos e valores;
3. Em seguida a secretária envia o e-mail com o voo escolhido para o chefe;
4. Algum tempo depois, o diretor reenvia o e-mail com o voo escolhido;
5. A secretária envia um número da requisição autorizando a agência emitir aquela passagem no mesmo valor do voo cotado.

Note que o processo feito por e-mail pode levar horas e para quem já trabalhou com viagens corporativas sabe que as tarifas aéreas são flutuantes, ou seja, estão sujeitas a alterações de valores em questão de minutos às vezes.

Rotina Diária – Exemplo 2
Controle e automação de viagens feitos através de sistema selfticketing

1. Pesquisa, seleciona e reserva voos, hotéis e locação de veículos;
2. Envia para autorização do aprovador;
3. Emissão parte aérea ou terrestre direto na ferramenta.

Perceba que o processo é bem curto e as chances de perdas financeiras por conta da flutuação de tarifas são bem menores pois todos os serviços estão numa única plataforma. Essa oferta de tecnologia selfticketing aliada a uma boa gestão de viagens traz resultados nítidos de economia e automação do processo de viagens corporativas.

No mês de agosto entrevistamos a Dircélia Merlin dos Santos, secretária executiva da Itapemirim. A experiência dessa profissional com relação viagens corporativas vem desde a década de 1980 quando ela atuou como secretária no setor de normas e procedimentos e auditoria da Philco e da Ford. “Vivenciei a implementação destas normas na empresa”, revela Dircélia.

Ela comenta que ao ter conhecimento da ferramenta selfticketing reconheceu o quanto é importante ter a facilidade de pesquisar preços, horários e melhores rotas de maneira online e na hora, para agilizar os processos de compra de bilhetes e preparação de viagens, quer sejam a negócios ou lazer. “A gestão centralizada de despesas fornece à empresa uma visualização de custos, e traz alternativas para reduções de gastos. Reduzir despesas nunca esteve fora de moda, a diferença entre épocas é que hoje há maior conscientização dos colaboradores e a utilização tecnológica ágil e precisa como parceira indispensável para resultados positivos e econômicos”, reflete Dircélia.

Solução

É claro que não existe solução fechada que funcione para todas as empresas, porém algumas necessidades são imensamente comuns. Podemos partir delas para virar o jogo e colocar um novo rumo para as coisas. Algumas dicas finais que podemos oferecer é:

• A secretária executiva deve implementar procedimentos com a finalidade de facilitar o seu trabalho, gerando menos stress para ela e mais confiança ao passageiro;
• Busque mais agilidade e confiabilidade no processo;
• Preocupe-se com a redução e o controle dos custos de cada viagem;
• Entenda que uma boa gestão evita desperdício de tempo e recursos da empresa;
• Contribua para que o executivo mantenha seu foco voltado exclusivamente para os negócios.

A Emporium Travel já desenvolveu e implementou diversos processos de viagens corporativas nos mais variados segmentos. Sabemos o quanto é importante ter uma rotina organizada e om a nossa estratégia sua empresa pode economizar nas despesas com viagens corporativas e ter automação nos processos. Não deixe de falar com a nossa equipe hoje mesmo, solicite uma visita de nosso representante através do e-mail comercial@emporiumtravel.com.br ou pelo telefone 11 5038-9090.