Viajar a negócios é uma prática comum no universo corporativo. Mas, mesmo assim, há sempre uma dúvida entre os profissionais: o que levar? Confira nossa checklist de viagem!
Uma viagem a negócios requer atenção redobrada por parte do profissional viajante. Além de todo o preparo para representar bem a empresa ou organização no destino, é preciso se atentar aos itens que o acompanharão durante a jornada. Para isso, ter uma checklist de viagem é fundamental!
Dando conta dos detalhes
São pen drives com apresentações e planilhas, notebook, documentos, material institucional, roupas para ocasiões diferentes…. E uma série de outras coisas que precisam seguir com o profissional durante a viagem. Mas com tanta informação no dia a dia, como se organizar e lembrar de tudo?
Por mais que pareça irrelevante em meio a tantos outros compromissos, a checklist é uma ferramenta essencial a qualquer viajante. Principalmente aos profissionais de agenda cheia, que com tantos assuntos a serem tratados, acabam esquecendo de detalhes importantes na hora de embarcar.
Se você, secretária ou gestor de viagem, encontra dificuldades na hora de informar a equipe da empresa sobre o que levar na bagagem, confira o guia abaixo! Veja como montar a checklist ideal para uma viagem corporativa:
Documentos
Uma viagem a negócios requer atenção redobrada por parte do profissional viajante
Os documentos são considerados os itens mais importantes de qualquer checklist. Afinal, são eles, claro, que garantem a veracidade de informações pessoais e permitem que o viajante transite por diferentes locais com segurança.
● Viagens Internacionais
Surgiu um compromisso profissional fora do Brasil? Antes de qualquer coisa, faça uma checklist de viagem internacional com os documentos necessários para embarcar e desembarcar com tranquilidade no destino.
As exigências variam de um país a outro, portanto, consulte com antecedência quais documentos serão obrigatórios durante a viagem, assim como o prazo de validade de cada um deles.
Entre os principais documentos exigidos em viagens internacionais estão:
- Passaporte
- Visto
- Certificado de vacinação
- Comprovante de seguro viagem
- RG (apresentável em alguns países da América do Sul)
● Viagens Nacionais
Já para viagens corporativas dentro do Brasil o processo é mais simples, mas não menos importante. Tenha sempre em mãos:
- Documento oficial com foto, como a carteira de identidade (RG) ou a carteira de habilitação (CNH)
- O passaporte também pode ser usado na ausência dos dois primeiros itens citados
Em alguns estados brasileiros, também é preciso estar em dia com a vacina contra a febre amarela. Verifique se a região de destino exige a vacinação.
Material de Trabalho
As viagens a negócios são sempre realizadas com objetivos estratégicos, visando o desenvolvimento da empresa ou organização representada. Por isso, é importante que o profissional esteja acompanhado de todos os itens necessários para uma boa execução de seu trabalho.
Além de prejudicar os processos que deveriam ser realizados durante a viagem, esquecer algum material de trabalho pode causar uma má impressão no profissional. Confira algumas ferramentas que devem seguir na mala:
● Notebook
● Pen drive ou mídia com relatórios, planilhas e apresentações
● Material institucional
● Cartões corporativos
● Cartões de visita
Roupas
As viagens corporativas devem ocorrer da melhor maneira possível, mas para isso, é necessário também que profissional se sinta confortável durante o deslocamento. Com o corre-corre da viagem, o ideal é que as malas contenham peças de vestuário práticas, tomando menos tempo possível com as roupas.
Alguns detalhes devem ser levados em consideração na hora de montar a mala de roupas para uma viagem a negócios. São eles:
● Período de estadia
Em uma viagem corporativa, o profissional dificilmente terá tempo para montar e definir looks em cima da hora. Verifique o período completo da viagem e leve apenas o necessário na mala, optando por roupas mais práticas, que não exijam tanto tempo na hora de se arrumar.
● Tipos de compromissos
Antes de viajar, faça um levantamento de quais serão os seus compromissos durante a viagem. Isso facilitará a escolha das roupas, de acordo com cada um deles. Separe looks para os momentos importantes, como reuniões com grandes clientes ou apresentações, mas também tenha peças neutras, para ocasiões mais rotineiras, como viagens às filiais.
● Previsão do tempo
Com a agenda definida, consulte na Internet a previsão do tempo para o destino da viagem. Lembre-se: o clima pode variar bruscamente de região para região, portanto, esteja sempre preparado!
Organize uma checklist de viagem de inverno para viagens onde a estação mais fria está presente ou para lugares mais quentes, com roupas e acessórios mais confortáveis.
São inúmeros itens que precisam ser revisados antes de uma viagem a negócios e para não correr o risco de deixar de lado coisas importantes, é preciso se organizar. Faça num papel ou celular listas com tudo o que será necessário, checando cuidadosamente a presença de cada um deles antes de fechar as malas.
Antecipe-se e evite transtornos próximos de sua viagem!
