Lívia Soares trabalha no departamento financeiro da Vtex e conta como a adoção do sistema gestor de viagens da Emporium Travel ajudou a empresa a fazer uma administração mais eficiente das viagens corporativas.
A Vtex atua no segmento de tecnologia Saas oferecido para abrigar empresas de e-commerce, sendo hoje a líder deste segmento de mercado na América Latina. Mas por causa desse crescimento e expansão internacional, as viagens na Vtex têm se tornado mais frequentes, demandando maior agilidade de organização e sem extrapolar a meta de despesas da empresa, o que é uma grande preocupação para Lívia.
Ao invés de contratar um gestor de viagens interno somente para suprir essas necessidades, a Vtex optou por contratar o serviço gestor de viagens da Emporium Travel, já que este serviço estava completamente alinhado às necessidades e visão administrativa horizontalizada empregadas pela empresa. Com isso, a Emporium Travel implementou um modelo gestor de viagens totalmente flexível, focado nessa busca por fortalecimento da autonomia dos colaboradores da Vtex. Estes colaboradores receberam treinamento para se auto gerirem, fazendo solicitações de viagens eles mesmos, a qualquer momento que tivessem essa necessidade e de qualquer lugar onde estivessem.
Lívia conta como costumava dedicar por volta de 3h a 4h por dia para fazer as solicitações dessas viagens e como agora a nova cultura está tão presente na empresa que simplesmente não há mais um funcionário autorizador, sendo os próprios funcionários, usuários desse sistema gestor de viagens da Emporium Travel, que se auto-avaliam e verificam se estão ou não dentro das políticas de compra de passagens aéreas. A partir dessa nova postura interna, Lívia pode dedicar as tais 3h ou 4h gastas anteriormente com as viagens corporativas, para se focar exclusivamente na gestão financeira da empresa, gerando relatórios, promovendo reuniões de KPIs (indicadores de desempenho) e analisando os gráficos da empresa.
Esse sistema gestor de viagens adotado pela Vtex é um case de sucesso que conseguiu conciliar a política Ownership da empresa com uma estratégia de gestão de viagens corporativas oferecida pelo self-booking da Emporium Travel. Como as pretensões da empresa, o sistema emponderava os colaboradores para que eles entendessem e se auto gerissem sobre seus direitos e deveres sem fugir da política de viagens corporativas da Vtex.
O que esse case nos mostra é que uma boa política de viagens corporativas somada a um bom sistema para planejamento dessas viagens é o que uma empresa precisa para melhorar a gestão de suas viagens. Com essa prática a empresa estará ganhando agilidade nos processos, mas mantendo todos os gastos dentro da meta, sem que valores exorbitantes apareçam inesperadamente para enlouquecer o pessoal do financeiro na hora de fazer o balanço do mês.
