Muito da boa gestão de viagens corporativas depende da sua boa relação com o seu atual fornecedor de viagens. Isso vale para hotéis, fornecedores de veículos e companhias aéreas. É sempre importante seguir alguns passos para definir estratégias de negociação e definir os melhores acordos, que quando completados devem ser devidamente acompanhados para evitar falhas dali para frente.
Por isso, primeiro analise se a empresa fornecedora é compatível com sua forma de pensar. Essa análise é muito importante e para tanto você precisa antes entender bem a forma de pensar da sua própria empresa e seus colaboradores. Entenda muito bem as necessidades de cada um, opcionais que os funcionários que mais viajam costumam achar importantes, companhias aéreas ou hotéis de sua preferência. Entenda porque eles valorizam aquela empresa e se o desejo e preferências desses profissionais se ajustam com as políticas internas de viagens corporativas e cabem no orçamento da empresa.
Lembre-se que os melhores contratos são fechados se você tiver um bom know-how sobre sua realidade e intenções. Isso só é possível se você puder reunir muita informação, dados e relatórios de viagens anteriores. Essas informações também são cruciais para entender a forma de pensar da empresa e mostram se os interesses dos colaboradores viajantes são compatíveis com as rotinas de viagens comumente vivenciadas pela corporação. Analise o comportamento das viagens corporativas, os lugares para onde as viagens costumam ser direcionadas, se são mais para o país ou exterior, e a realidade do local, necessidades de deslocamento, alimentação e etc. Não perca de vista que informação é poder, então esquematize tudo que tiver em mãos e levante as informações que não estiverem muito bem alinhadas.
Quando as informações estiverem todas esclarecidas e suas necessidades especificadas, então opte por algumas estratégias e defina metas a serem alcançadas. Você pode propor contratos de exclusividade com locadoras de veículos para fornecimento em determinada região, por exemplo. Quem sabe terceirizar o trabalho ou parte do trabalho para uma empresa de gestão de viagens focada em atingir seus objetivos. Vale analisar também a própria política da empresa e se ela está em conformidade com a política de responsabilidade com seus funcionários. Usar veículos pessoais ou o funcionário estar usando outros recursos próprios para resolver afazeres da empresa pode ser um baita mal negócio. Fique de olho!
E, então, defina os elementos opcionais que irá negociar com seu fornecedor de viagens. Eles podem ser serviços de quarto e café da manhã em hotéis e possibilidades de cancelamento sem penalização. Ou ainda melhores incentivos na compra de passagens aéreas e benefícios para os passageiros. Defina bem seu critério de negociação com seu fornecedor de viagens. E faça isso sempre conforme o cruzamento das informações sobre o que os viajantes esperam e a política de viagens da empresa. Assim, você garante a negociação de contrato naquilo que for mais importante para seus colaboradores, mas cumprindo tudo dentro das suas possibilidades e limitações financeiras da empresa. Seja empático, mas realista.
Estratégia e opcionais definidos, então elabore a solicitação de propostas junto ao seu fornecedor de viagens. Tudo levando em conta todos os passos anteriores: tanto o pensamento da empresa, como dados e relatórios, a estratégia que ficou definida e opcionais que pretende negociar. Especifique cada detalhe minuciosamente, como o estilo de veículos que necessita, taxas e tarifas, opcionais de serviço aéreo ou de hotéis, os programas de fornecedores, e outros detalhes que se mostrarem importantes em toda sua coleta de informações feita anteriormente. Seja muito objetivo, no sentido de demonstrar clareza e conhecimento de sua demanda, mas bastante preciso e detalhista sobre aquilo que está buscando.
Utilize o trabalho de consultorias e mesmo ferramentas eletrônicas para a negociação do contrato e negocie o acordo. A proposta pode ser muito melhor se você tiver algum apoio de consultorias e ferramentas específicas para a negociação do contrato. Elas podem te ajudar a elaborar um plano estratégico mais eficiente e deixar claro todos os benefícios do fornecedor de viagens topar uma boa negociação com sua empresa. A boa apresentação da sua marca e o que ela representa pode ser fundamental, especialmente no caso das companhias aéreas que costumam ser bastante resistentes quanto a entrada de novas contas. Vale usar também ajuda de recursos humanos como o pessoal responsável por gerir o departamento financeiro da empresa e seu conhecimento de dados mais específicos que mostre todo o valor que a empresa já possui e as perspectivas de crescimento. Você precisa deixar claro que o acordo não é benéfico somente para o seu lado, mas para os fornecedores também.
Você conseguiu um bom acordo? Ótimo! Agora gerencie o que ficou acordado com cada fornecedor de viagens e acompanhe todo o programa que foi estipulado. Acompanhamento é fundamental e você vai precisar gerir isso muito bem internamente garantindo que todos os colaboradores tenham ciência total destes acordos. Seja eficiente na informação sobre cada ponto que deve ser cumprido e também na gestão e controle desses pontos. Crie mecanismos que favoreçam o cumprimento do acordo, minimização de descumprimento e formas de penalização caso as metas não sejam atingidas. A estratégia de gestão deve ser efetiva sempre, sendo analisada em relatórios e ajustada sempre que possível. Assim, você não só melhora a gestão com seu fornecedor de viagens, mas também internamente, com todos os seus colaborados em prol de um objetivo comum.
