Secretária Executiva exerce funções essenciais dentro de uma organização, a fim de estrutura-la, planeja-la e organiza-la da melhor forma possível.
E falando sobre funções estratégicas, o gerenciamento de viagens corporativas é uma das tarefas mais desafiadoras e gratificante na carreira deste profissional, pois é através do seu excelente desempenho que os executivos conseguem se planejar da melhor forma para participar de reuniões importantíssimas de negócios/prospecções e assim, gerar mais oportunidades e retorno financeiro para a empresa.
Este profissional executa trabalhos:
- Desenvolvendo políticas de viagens adequadas para sua empresa,
- Gerenciando recursos;
- Negociando com fornecedores;
- Educando usuários internos das empresas com intuito de colaborar com o uso de um bom programa de gestão, onde se pode analisar a real necessidade da viagem e se o mesmo vai de encontro com os objetivos da empresa;
- Minimizando as despesas, controlando e acompanhando custos / orçamentos;
- Prestando contas de todos os valores gastos durante a viagem através de relatórios gerenciais;
- Facilitando e auxiliando na elaboração de regras através de políticas de viagens corporativas (documento que dita regras básicas da administração e do bom relacionamento entre todos os envolvidos: empresa, funcionários, agência e provedores);
Enfim, esse profissional trabalha com o objetivo de oferecer confiança e tranquilidade a todos os colaboradores e convidados que possuem uma viagem corporativa marcada na agenda =)
O profissional de secretariado, além de planejar todo o roteiro da viagem (sejam elas nacionais e/ou internacionais), ele também tem total autonomia (não só pode, como deve) introduzir procedimentos internos com o objetivo de facilitar o seu próprio trabalho e fazer com que todo esse processo se movimente de forma cada vez mais inteligente para a organização e seus executivos.
Os itens mais importantes que este profissional deve se preocupar são: redução e o controle dos custos de cada viagem, pois todo esse gerenciamento elimina desperdício de tempo e recursos da empresa, contribuindo para que o executivo mantenha seu foco voltado exclusivamente para os negócios e não em questões operacionais/administrativas.
E para concluirmos, é fundamental que este profissional busque o aprimoramento constante de suas práticas. Uma dica essencial para o caso de gerenciamento de viagens é contar com a parceria de uma agência de viagens referência no mercado para que ambos somem forças e expertises e assim ser possível multiplicar melhorias constantes em todo o processo de gerenciamento de viagens corporativas.
Referências: “A secretária que faz” – Michelly Ludmilla Junkes
E você? Tem alguma experiência legal sobre gerenciamento de viagens que gostaria de compartilhar conosco?
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