Você está no limite de sua produtividade e ainda assim parece não sobrar tempo para todas as tarefas que você precisa fazer. Até o ato de respirar parece que está sendo adiado porque a rotina de uma secretária executiva não é nada muito simples. Fora a gestão de viagens corporativas que te consome muito tempo mesmo e uma boa dose de dedicação, pesquisa, insistência e “batida de perna” para lá e para cá até ajustar tudo que precisa.
A frase anterior parece uma verdade para você? Caso pareça, então saiba que é possível mudar a forma como está ocorrendo a gestão de viagens na sua empresa e ganhar algum fôlego. Abaixo listamos 10 argumentos inquestionáveis para convencer seu chefe a mudar a gestão de viagens da empresa para um modelo de selfbooking. Dessa forma, é possível tornar toda gestão de viagens mais eficiente, econômica e ainda te dar uma paz enorme por não ter que perder tanto tempo com isso como você tem perdido até hoje.
Argumento 1: Tempo.
Você gasta muito tempo para gerenciar as viagens corporativas na sua empresa. São muitos detalhes, pessoas envolvidas, pesquisas dispersas que não ajudam muito você a realizar seu trabalho. Se a gestão de viagens fosse controlada por um selfbooking, os procedimentos seriam bem mais rápidos e todo mundo ganharia maior agilidade. Isso significa que você secretária executiva poderia muito bem direcionar esse tempo para o cumprimento de outras tarefas essenciais para o funcionamento da empresa.
Argumento 2: Autonomia.
Cada funcionário se torna altamente preparado para gerir sua própria viagem, sendo capaz de escolher as opções que possam melhor atendê-lo e tudo dentro da política de viagens da empresa. A gestão de viagens não fica com cada etapa sendo passada de mão em mão e nem sobrecarregando alguém alheio à viagem que teria que entendê-la muito bem, gastando tempo se informando para planejá-la dentro dos conformes. O funcionário que vai viajar e já está muito bem informado sobre suas necessidades e expectativas com a viagem irá ele mesmo gerenciar sua partida, hospedagem, deslocamento e retorno. Tudo de forma simples e horizontalizada.
Argumento 3: Informação.
Sistemas de selfbooking permitem uma comparação mais profunda de companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos. A informação é centralizada, ao contrário da gestão, mas isso é positivo no sentido que todos poderão acessá-la a qualquer momento, conferindo tudo em tempo real. Tudo isso sem perder o foco por ter que dar telefonemas atrás de telefonemas para obter o mínimo de informação e nem entrando em cada site de fornecedor possível para aquela viagem. Está tudo ali: é só analisar e decidir.
Argumento 4: Economia.
Todas as opções são facilmente verificáveis no selfbooking e, portanto, podem gerar uma boa economia para a empresa com as viagens corporativas. Com a informação fácil de ser vista e comparada, é bem simples fazer as melhores opções e as que mais se encaixam na disponibilidade financeira da empresa. Fora isso, tudo é perfeitamente controlado para caber na política de viagem da empresa e pode ser analisado, repensado e melhorado conforme o que os relatórios indicarem.
Argumento 5: Eficiência.
Está tudo sistematizado, o que garante que a gestão de viagens a partir do selfbooking consegue conectar muito bem a política de viagens corporativas da sua empresa, as limitações financeiras, as buscas pelos colaboradores e, assim, gerar maior eficiência na gestão de viagens. É bem mais difícil algo sair errado porque as conexões são bem feitas, as informações centralizadas e a gestão horizontalizada. Fora isso, é mais fácil de acompanhar falhas e corrigí-las ponto por ponto se necessário.
Argumento 6: Tecnologia.
Como toda tecnologia, o selfbooking é fundamentado na modernização e aperfeiçoamento das técnicas mais antiquadas. Ele aglomera um grande fluxo de informações (dados), mas permite que tudo seja localizado de forma simples, com sistemas de busca sob medida para cada necessidade. São muitas possibilidades de informação, mas todas elas seguindo uma lógica, um padrão, que facilita a comunicação destas informações, as organiza, relaciona, gerencia seus fluxos e ainda permite que as movimentações sejam controladas e aperfeiçoadas.
Argumento 7: Política.
Fica bem mais fácil cumprir a política de viagens da empresa e, de maneira geral, melhorar a gestão de viagens corporativas quando o selfbooking estiver conectado a estas diretrizes.Com o selfbooking, toda a gestão de viagens passa por um processo de implementação, de forma que as políticas são reforçadas entre os colaboradores. Por sua vez, eles poderão ter maior acesso informatizado ao que precisam gerenciar e fazer as melhores escolhas possíveis obedecendo essa política.
Argumento 8: Colaboração.
Apesar da autonomia, as coisas ocorrem de forma individualizada, mas não individualista. Todos os colaboradores poderão trabalhar juntos para o mesmo objetivo: para o cumprimento da política de viagens da empresa e para o aperfeiçoamento da gestão de viagens corporativas. Todos participam e, por estarem envolvidos, têm maior entendimento e responsabilidade nesse processo.
Argumento 9: Suporte.
A ajuda de profissionais capacitados na implementação do sistema é um bom indício que a gestão de viagens da empresa vai finalmente funcionar na sua melhor performance. Tudo será muito bem organizado para que o sistema ganhe autonomia dentro da empresa e para que todos possam estar comprometidos com seu funcionamento e resultados. A equipe de suporte irá garantir que nada dê errado e que todas as dúvidas sejam esclarecidas.
Argumento 10: Relatórios.
O acompanhamento de metas nunca foi tão simples como ao utilizar o selfbooking. Ele mesmo registra as movimentações feitas e gera relatórios bem específicos, não com informações inferidas, mas com informações exatas, sem margem para dúvidas. Tudo isso, certamente, poderá facilitar o acompanhamento de metas e também apresentar os ajustes que necessitam ser feitos na sua gestão de viagens atual.
Como você vê, sobram argumentos para você convencer seu chefe a mudar a gestão de viagens agora mesmo. Você ganha um belo alívio e ele ainda vai te agradecer depois!
