Secretárias executivas atoladas de trabalho e que quase não têm tempo para si pode ser mesmo uma constante nos escritórios.
Em todo o caso, a pilha de trabalhos pode diminuir de forma bem mais ágil se você souber exatamente como otimizar o seu tempo. Veja como fazer isso abaixo, seguindo algumas de nossas dicas:
Seja organizada.
Você é uma secretária executiva cheia de tarefas e prazos. Sua vida simplesmente não funciona sem o mínimo de organização. Esse aspecto é irrevogável. Humanos normais podem abrir mão dele, mas você não. Seu trabalho exige que você seja alguém “sobrenatural” e cheia de super poderes e, voilá, a organização é um deles. Você pode ser do time da agenda oldschool de papel ou uma influencer tecnológica que tem tudo anotadinho na agenda… do celular. Não importa. A agenda é essencial para você e se você puder organizar tudo muito bem nela então fica bem mais fácil otimizar o seu tempo. Mas não viva só de agendas nessa sua vida de organização: use post-its, tenha uma caderneta de anotações e formas de captar e organizar tudo. Claro que no fim é bom centralizar toda a informação em um só lugar, onde você possa observar tudo que precisa ser feito e como poderá otimizar o seu tempo para executar tais tarefas.
Priorize as tarefas mais urgentes, importantes e trabalhosas.
O que é mais urgente não dá para competir. Se uma tarefa demanda urgência então é ela que deve ser priorizada, seja algo lento ou rápido. Não importa quanto tempo a tarefa vai demandar, urgência significa exatamente isso: urgência. Depois dela você pode percorrer sua lista de atividades e verificar quais são as mais importantes. Embora estas não sejam urgentes, elas demandam muita atenção porque são de alguma forma decisivas para o bom funcionamento da empresa. A partir disso, você pode separar as tarefas em: mais trabalhosas, menos trabalhosas e as que você mais gosta de fazer. Priorize as mais trabalhosas para os momentos em que você mais tiver energia e deixe as menos trabalhosas para o meio da tarde e suas favoritas para o final. Se a energia depois do almoço ou no meio da tarde baixar muito e tiver dificuldade com as tarefas, então vá para a que você gosta de fazer e depois volte para as mais e menos trabalhosas. Tarefas que você gosta de fazer são um belo curinga para os momentos de baixa energia e dificuldade de concentração.
Automatize tarefas.
Automatize tarefas possíveis como para criar um modelo de um e-mail que você envia sempre ou contando com um sistema de selfbooking para a gestão de viagens de sua empresa. Secretárias executivas sabem que otimizar tempo envolve fazer algumas escolhas que dinamizem a realização de algumas tarefas para que possam ser mais ágeis e eficientes ao realizar outras funções. Contar com ferramentas digitais, sistemas de automação e serviços especializados pode fazer com que você ganhe tempo onde mais precisa. Uma secretária executiva sabe bem quanto tempo costuma gastar com tarefas que, se automatizadas, seriam mil vezes mais rápidas. As viagens corporativas já possuem uma bela solução para dinamizar isso e, nesse aspecto, a Emporium Travel pode te ajudar muito a otimizar o seu tempo. Se você se interessar, estamos te oferecendo um trial no fim desse texto onde você poderá experimentar por 7 dias uma nova rotina simplificada e otimizada para a gestão das viagens corporativas. É ganhar tempo onde você mais precisa.
Delegue o que puder.
Existem coisas que dependem de nós e coisas que não dependem de nós. É fato que muita gente deve acabar jogando vários “pepinos” da empresa na sua mão. Mas nem tudo depende de você e, na verdade, há tarefas que talvez fossem executadas mais rapidamente por algum outro especialista sobre aquele assunto. Você é a secretária executiva da empresa, e isso é muita coisa. Você tem sim muitas habilidades e sabe lidar com diferentes tarefas e interagir com diferentes pessoas, mas há coisas que talvez você sinta que fossem mais efetivas se fossem delegadas para alguém muito mais inteirado naquele assunto. Então, não tenha medo de se expor nessas situações e explicar porque você não se sente confortável em resolver aquela tarefa. Você não é uma preguiçosa porque acha melhor delegar algumas coisas, você só está pensando em otimizar o seu tempo resolvendo tarefas que poderiam ser resolvidas mais rapidamente de forma realmente mais rápida. E, com isso, usar esse tempo extra para tarefas que competem realmente a você e a mais ninguém.
Desconecte-se do celular e redes sociais com perfis pessoais.
Facebook e Whatsapp podem ser boas alternativas para os momentos de lazer, mas notificações piscando e o som de mensagens chegando não vão te ajudar a trabalhar melhor. Cada interrupção é uma flechada na sua intenção de otimizar o seu tempo. Silencie tudo e se desconecte sem dó. Deixe as ligações disponíveis como uma alternativa de comunicação para casos urgentes e avise seus amigos e familiares para só te ligarem em situações realmente mais críticas. De resto, tente manter uma linha de raciocínio constante, onde nenhum barulhinho que te deixa ansiosa possa te interromper. Otimizar o seu tempo envolve aprender dizer “não” para algumas coisas, inclusive para seus próprios hábitos que não estiverem sendo muito benéficos, se esse for o caso.
Use técnicas para administração do seu tempo.
A técnica Pomodoro muita gente conhece, mas além dela existem outras. De qualquer forma não adianta tentar seguir um script se ele for completamente contra sua natureza e forma de trabalhar. Descubra como é seu tempo interior e quanto tempo costuma dedicar para cada tipo de atividade. Dê a si mesma um “prazo” fictício que caiba dentro dos prazos estipulados pela empresa para o cumprimento de cada tarefa. E então seja criteriosa com o cumprimento desses prazos. Busque aprimorar sua performance como se competisse com si mesma por um “Oscar” enquanto secretária executiva. Mas não se prenda somente ao tempo ou então poderá executar tarefas mal acabadas, com falhas ou que explorem pouco seu potencial. Às vezes o tempo é o foco principal – quando as tarefas forem urgentes, por exemplo. Mas às vezes elas demandam mais cuidado, atenção e habilidade da sua parte. Explore seu potencial e organize tudo na sua própria técnica de administração do tempo ou na que melhor se adaptar a você.
Não abra mão dos momentos de pausa e nem utilize esse tempo livre para “sofrer por problemas da empresa”.
Nós sabemos como você é dedicada, mas seu tempo livre é exclusivamente seu. Não o utilize para ficar remoendo problemas da sua empresa, pensando em tarefas pendentes ou que não ficaram muito bem resolvidas. Otimizar o seu tempo envolve “esquentar menos a cabeça” com problemas que possam ser solucionados de formas melhores ou mais rápidas, e não que você deve viver numa linha de produção como se fosse uma máquina. Cuide da empresa no tempo que deve cuidar da empresa, e cuide de si no momento de cuidar de si. Sua saúde e bem estar também são essenciais para arejar sua mente, você viver melhor sua vida pessoal e inclusive otimizar melhor seu tempo dentro da empresa, quando está trabalhando. Mentes leves conseguem ver as coisas com maior clareza e profundidade e são mais hábeis em solucionar problemas. As mentes agitadas e ansiosas acabam gerando pessoas que fazem esforço duplicado para uma tarefa que, em outra circunstância, demandaria muito menos esforço e dedicação. Quando você está bem, a empresa também fica.
E se você gostou de nossas dicas, que tal experimentar nossa versão trial para gestão de viagens corporativas? Durante sete dias você vai poder entender na prática o que significa otimizar o seu tempo ao automatizar tarefas. Nós da Emporium Travel queremos que você sinta em seu dia a dia como ganhar tempo e agilidade pode ser muito mais fácil do que você pensava.
