Os gastos de viagem corporativa podem ser o principal inimigo das empresas. Saiba como controlar!
Gastos de viagem corporativa: você sabe bem quais são e como identificá-los?
Imagine que seu colaborador, Pedro, precisa realizar uma viagem a negócios. Uma reunião importantíssima em outro país. Essa oportunidade é essencial para ampliar seus mercados e fazer parcerias vantajosas.
Para isso, Pedro e seus gestores procuram por passagens na internet e organizam todo o deslocamento apenas em uma planilha no Excel. Assim, tentam especificar o que deve ser gasto e ter noção do custo dessa viagem.
Parece fazer bastante sentido para o planejamento, certo? Mas se pensarmos a médio e longo prazo, essa estratégia pode frustrar tanto Pedro quanto seus gestores e impactar diretamente nos gastos totais da empresa.
No que quase todos os gestores e viajantes erram:
Viagens corporativas devem ser vistas como um investimento importante, principalmente, quando bem planejadas e controladas. Caso não possuam um gerenciamento eficiente, elas podem se tornar uma grande vilã nos gastos.
Em algum tempo, Pedro não conseguirá mais saber quais os gastos relevantes de suas viagens a trabalho, além de não conseguir identificar pontos positivos ou negativos desses deslocamentos.
Por isso, o controle dos gastos de viagem corporativa é essencial. Então, acompanhe conosco passos para não errar nos cálculos e ter uma visão completa do que você tem investido por aí – assim como o Pedro!
Passos para controlar os gastos de viagem corporativa
Os gastos de viagem corporativa podem ser o principal inimigo das empresas
01# Calendário de viagens
Se você puder programar e prever algumas viagens, faça a definição de um calendário de viagens. Essa é uma importante maneira de planejar melhor os gastos de viagem corporativa e se beneficiar com compras antecipadas.
02# Gastos básicos e definidos
Para não errar nos cálculos e ter maior noção das despesas de viagem corporativa, liste os gastos básicos e principais das viagens, como:
- Passagens aéreas;
- Alimentação;
- Transporte;
- Telefonia;
- Hospedagem,
- E outros itens para sua empresa.
03# Política de Viagens
A Política de Viagens Corporativas é a principal diretriz para seus gastos e, por isso, seus deslocamentos devem seguir suas regras.
Na hora de controlar custos, verifique, então, se tudo foi definido conforme esse documento estabelecido por sua empresa.
04# Relatórios customizados e online
Os relatórios da Emporium proporcionam uma tomada de decisão ágil e assertiva, pois oferecem uma análise completa da política de viagens, economias e outros dados.
Além disso, podem ser customizados e acessados de maneira online, em qualquer lugar e a qualquer hora para atender suas necessidades.
05# Selfbooking
Para ganhar automatização nos processos, agilidade e decisões mais assertivas, o sistema de selfbooking da Emporium Travel é sua melhor opção.
Ao colocar os dados da viagem no sistema, este fará a análise relacionando as informações à sua Política de Viagens e, se estiver dentro das diretrizes, o próprio sistema faz a realização das reservas.
Além disso, esse sistema permite acompanhar os gastos de viagem corporativa, bem como a elaboração de relatórios ainda mais precisos que auxiliam na tomada de decisão.
Etapa final para calcular despesas de uma viagem
Agora que você já sabe quais passos tomar, conheça mais nossa gestão e tecnologias que permitem que você controle seus gastos de viagem corporativa sem errar nos cálculos.
Além disso, a Emporium Travel possui sistemas que identificam seus pontos positivos e negativos, para melhorar ainda mais seu gerenciamento. E também, claro, poder otimizar seus deslocamentos, economizar e gerar grandes oportunidades de negócios para sua empresa.
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