Uma das premissas fundamentais em um OBT (Online Booking Tool) é permitir a inclusão de regras condizentes com a política da empresa, de forma que se reflitam nas soluções de viagens corporativas
Entre as maiores dificuldades ao gerenciar viagens está o alinhamento e o cumprimento das regras com o objetivo de melhorar a performance das ações. As políticas podem ser complexas, apresentar perfis e possibilidades muito diferentes, o que torna o OBT um importante aliado no acompanhamento das diretrizes e sua efetividade.
Sua política na ferramenta de viagens
Criar parâmetros para as políticas de viagem dentro da ferramenta pode tornar o seu processo muito mais ágil e seguro. As normas serão amarradas, de modo que o acompanhamento do cumprimento das políticas se torne mais efetivo. O funcionário, ao realizar o selfbooking, já terá as permissões concedidas, seguindo o que foi cadastrado em seu perfil. Serão enviadas notificações para alertar o não cumprimento de uma regra, o que obriga uma justificativa, ou ainda, informações ou conteúdos deixam de aparecer para o funcionário se assim for determinado na política. Concentrando na ferramenta as regras estabelecidas e realizando o gerenciamento das viagens como um todo, a redução de custos é perceptível.
Os OBTs contam com centenas de políticas de viagens, separadas de acordo com as necessidades de uma empresa corporativa. Com junções de políticas é possível formar uma série de fluxos que possibilitarão uma combinação de inúmeras regras diferentes. São muitas possibilidades. Veja algumas funcionalidades-base para um OBT:
- Aprovação – por mérito, por custo, alçada
- Antecedência – para aéreo, hospedagem, locação de veículos e rodoviário
- Emissão – prazos, emissão automáticas
Considerando que, por exemplo, seja importante para sua empresa um tempo mínimo de antecedência de solicitações de passagens áreas para voos nacionais e internacionais, uma política de tempo mínimo de solicitação é fundamental. Seu colaborador só será impedido de solicitar uma passagem caso assim seja definido.
Alinhado com as políticas estão os relatórios, que trarão dados que contribuem para uma análise mais assertiva da gestão de viagens.
Fique atento aos próximos posts para conhecer todas as premissas de um OBT e seus diferenciais!
(Post original: Viagens e Despesas) – Esta publicação é fruto da parceria Emporium Travel e Argo Solutions.
Sobre a Argo: A Argo Solutions é uma empresa de serviços em tecnologia, líder em gestão de viagens e despesas corporativas. Com escritórios no Brasil e no México e atuação em mais de 10 países, conta com mais de 3,8 milhões de usuários ativos na sua plataforma.