Quem deve escrever e atualizar a política de viagens?
É recomendado que uma pessoa com uma base e conhecimento do mercado de viagens coordene o processo de criação de uma política de viagens, mas não sozinho, é sempre bom ter a colaboração de partes interessadas nessa política, como gestores de viagens, viajantes da empresa e agências de viagens.
Uma boa opção é organizar uma comissão de pessoas de vários departamentos da empresa , incluindo a contabilidade, administração, setor financeiro, recursos humanos, marketing, vendas e qualquer outro departamento com uma alta freqüência de viagens. Essa comissão pode fazer recomendações para um redator da política de viagens e procurar estabelecer políticas que estejam de acordo com todos.
Pode se fazer uma combinação também, um gestor de viagens cria a política de viagens com base nas informações da empresa e essa política passa por uma aprovação de uma comissão ou da diretoria da empresa.
A política de viagens mal planejada pode tornar uma viagem única e inviabilizar negócios presentes ou futuros.
Viagens corporativas acontecem para criar e estabelecer parcerias com outras empresas, para o fechamento de novos negócios com clientes e fornecedores, para participar de reuniões importantes ou simplesmente para conhecer feiras e eventos. São inúmeras as atividades que fazem parte do roteiro de viagens corporativas de muitas empresas e estas já enxergam que viajar é uma necessidade real à atividade de negócios para companhias que visem ganhar novos mercados.
Com isso, as empresas estão cada vez mais sentindo a necessidade de criar e implantar políticas de viagens, e isso por uma simples razão: a redução de custos, a aquisição adequada de serviços e a disposição dos recursos da empresa.
Estar mal hospedado em uma viagem ou levar um cliente para almoçar ou se encontrar em locais inadequados para o fechamento de uma venda pode significar o fim de um relacionamento no mundo dos negócios, e as empresas já estão cientes disso e por isso é necessário criar uma política de viagens eficaz para não passar por esses tipos de inconvenientes.
Para quem deve ser aplicada a política de viagens?
A política deve estipular que tanto os viajantes individuais e os viajantes em grupo estão sujeitos às mesmas políticas, sem restrição. Quando as viagens corporativas são feitas mais vezes com mais de um funcionário por viagem, algumas empresas criam uma política separada para se adequar e cobrir grupos, conferências e reuniões. A política deve se aplicar para quem viaja em detrimento da empresa, isto inclui consultores, candidatos a emprego, clientes e subcontratados.
A política de viagens deve se aplicar igualmente a todos os níveis de funcionários da empresa?
Em certa parte sim, pois isso mostra para os funcionários que as políticas de viagens devem ser levadas a sério, pois os custos da viagem estão sendo gerenciados e organizados.
Porém, existe um cuidado especial a ser tomado com funcionários que viajam mais e tem maior influência nos negócios da empresa, seu tempo é mais valioso em uma perspectiva financeira para a empresa. Para esses passageiros que estão sempre na estrada, é aconselhável tomar um cuidado especial e criar algumas facilidades na viagem para eles, bons funcionários merecem e gostam de ser reconhecidos pelos seus esforços. Vale a pena conferir se todas as viagens são realmente necessárias, muitas vezes empresas mandam funcionários para viagens que nem precisariam ser feitas.
Deve existir na empresa uma política de viagens separada que cobre viagens internacionais?
As viagens corporativas internacionais são mais caras e exigentes que as viagens domésticas. Esse tipo de viagem pode ser bastante diferente, dependendo do destino e da duração da viagem. Por isso uma política de viagens mais abrangente deve ser estabelecida nesses casos, contendo questões como serviços de atualização e organização de passaporte, aquisição de visto quando necessário, termos de saúde, segurança e emergência, caso o viajante sofra de alguma doença ou precise tomar alguma vacina para viajar para tal destino. Todas essas informações devem estar prontamente disponíveis aos funcionários da empresa caso precisem se organizar para uma viagem internacional.
Após criar e organizar uma política de viagens completa e eficiente, a empresa poderá controlar e otimizar o controle de despesas dessas viagens. Um ponto positivo da elaboração de uma política de viagens eficaz é a simplificação dos processos administrativos e operacionais da empresa e a melhoria na qualidade das viagens realizadas.
