É fundamental avaliar ofertas, mas também custos gerados com tais ofertas. Você realmente sabe como economizar em uma viagem a negócio?
Economizar é preciso: seja por retração econômica, seja porque as despesas corporativas estão mesmo muito altas. E quer saber? Viagem a negócio é uma das maiores fontes de despesa para as empresas, então é necessário mesmo encontrar formas de economizar com elas. O que não podemos é esquecer que elas também podem ser um belo investimento se forem bem geridas e sem com isso gerar qualquer choradeira com as despesas no final do mês.
Uma viagem a negócio pode mesmo abrir infinitas portas, desde que a empresa saiba quando e como planejá-la para obter bons resultados. Na hora de escolher oportunidades há que ser estratégica e não se deslumbrar com valores promocionais, mas sim fazer uma conta de todas as despesas adicionais que seriam geradas com a promoção. Gerir é justamente buscar estas economias realmente estratégicas, olhando o todo, com o fim de conquistar os melhores resultados possíveis em cada etapa de uma viagem a negócio.
Pensando nisso, a Emporium Travel separou abaixo estes 5 macetes para quem pretende começar a analisar as despesas com cada viagem a negócio e garantir boas economias. Vamos lá?
1) Estabeleça uma política de viagens
Item essencial para qualquer empresa que tenha certa rotina com a estrada, a Política ajuda a controlar as regras para cada viagem a negócio e garantir que todas elas aconteçam de forma segura, com proteção e conforto para os recursos humanos e estabilidade para as finanças da empresa.
O fator mais importante na elaboração desta Política é que ela seja construída conforme a empresa, sua frequência de viagens e as demandas apontadas pelos gestores e viajantes. Todo mundo envolvido pode ajudar a criá-la, dando seu parecer e perspectivas, embora seja bom se estabelecer uma pessoa que ficará responsável tanto pela elaboração como pela gestão da Política criada.
Depois da definição o melhor é adotar certa horizontalidade sobre a Política e parametrizá-la por meio de ferramentas de selfbooking. Essas ferramentas serão bastante úteis na hora de monitorar e incentivar o cumprimento da Política por toda a equipe empresarial e irá ajudar a transformar a economia em uma constante em todas as viagens da empresa.
2) Encontre uma agência e gestor de viagem adequados
Cada vez que um profissional para algumas horas para se dedicar a planejar uma viagem de negócios, sendo que essa não é a função dele dentro da empresa, ele está jogando essas horas no lixo, deixando de encontrar novos negócios que gerem retorno financeiro para a empresa ou deixando de ser produtivo em suas tarefas.
Por isso, ao manter um gestor e uma agência dedicados a analisar cada viagem de negócio, encontrar oportunidades e comparar relatórios isso significa que alguém encontrará todas as fontes de economia e estratégias para obtenção de resultados que a empresa tanto precisa, enquanto seus profissionais poderão cumprir as tarefas que realmente lhe correspondem.
O agente de viagens é alguém capaz de indicar, por exemplo, que a passagem mais barata em um horário ruim poderá gerar custos adicionais com passagens aéreas, deslocamento e alojamento. Ele faz essa e todas as outras contas envolvidas na viagem para poder gerar economias reais para a empresa, se livrar de ofertas que parecem boas, mas que na verdade não sejam e ele fará tudo isso sem comprometer a lucratividade gerada pela viagem a negócio e tampouco comprometendo a produtividade dos trabalhadores de outros departamentos.
3) Pesquise e compare oportunidades (e custos invisíveis)
Analise sempre a consistência da empresa, seus preços, comodidades extras como wi-fi e sala de reuniões: determine o que é fundamental na viagem a negócio da sua empresa e comece a comparar as opções disponíveis.
Repare vantagens e desvantagens e quando o menor preço poderá te limitar e encarecer suas demandas reais. Recorrer a demandas separadas para pegar a melhor promoção de hospedagem, por exemplo, pode gerar um custo adicional com alimentação, espaços para reuniões e conexão. Às vezes, um pacote aparentemente mais salgado, e que tenha tudo isso incluso, compensará mais que tantas contratações individualizadas.
Repare também quando uma rede de hotel poderá se mostrar vantajosa no aspecto de confiança, mas tenderá a ser mais cara que um contrato com hotéis menores. Caso a viagem a negócio seja mais longa, avalie também a contratação de hotéis para a estadia prolongada. Essa opção poderá oferecer preços interessantes e ainda vir combinada a comodidades extras.
O melhor a fazer é avaliar tudo com cautela e também ter especial atenção aos custos invisíveis com a viagem, como aqueles associados à quebra de no-show, late check-out, up-grade e outros fatores que contribuem para gerar despesas indesejadas.
4) Agilize o processo
Manter empresas diferentes para os voos, acomodações e locações de veículos é algo que pode gerar economia. Mas a que preço? Essa separação pode atrapalhar em outros campos, gerando estresse administrativo para controlar tantas informações e perda de tempo, produtividade e dinheiro.
Ao centralizar todas as informações em um só lugar, ferramentas de selfbooking podem ajudar a avaliar as melhores oportunidades para cada viagem a negócio da empresa e tudo sem gerar esse estresse.
Lembre-se que a agilidade costuma ter um papel importante para gerar economia não apenas em relação à viagem de negócio em si, mas também por contribuir na produtividade de toda a empresa, uma vez que isso irá economizar tempo que poderá ser dirigido na execução de outras tarefas mais urgentes.
5) Obtenha o máximo de seu dinheiro
Tire proveito de programas de recompensa de viagens. Além disso, negocie com hotéis ou incentive funcionários a se hospedarem em casa de parentes. Na locação de automóveis procure algumas empresas menores, caso não tenha um fornecedor oficial.
Reserve o que puder com antecedência, escolha restaurantes com um preço barato ou hotéis com refeições embutidas (que não encareçam o serviço pelo benefício extra) e deixe claro para os funcionários que serviços de quarto não serão custeados pela empresa.
Para estadias longas, avalie a locação de uma moradia corporativa, onde os funcionários possam cozinhar e economizar com refeições fora dali. Viagens a curta distância para grupos também podem ser beneficiadas por uma troca do aeroporto pela locação de um ônibus. Na dúvida, não deixe de orçar. Apenas lembre-se que reduzir despesas deve vir junto ao aumento de eficiência da empresa e da viagem.
Uma viagem a negócio pode ser bem estressante, afinal, mas se a economia vir combinada a uma boa política de viagens e uma gestão competente todo esse processo pode ficar bem mais suave e os colaboradores viajantes ainda terão muito a te agradecer por isso.
