Normas para reembolso de despesas de viagem: perderam o recibo, e agora?

Normas para reembolso de despesas de viagem: perderam o recibo, e agora?

Entenda como a definição das normas para reembolso de despesas de viagem pode acarretar em imprevistos Em uma viagem corporativa, o pagamento de gastos gerados pelo colaborador durante a sua estadia pode se transformar em grandes dores de cabeça. Isso caso as normas para reembolso de despesas de viagem da empresa não estejam bem definidas. Burocracias e informações incertas sobre o que será, ou não, reembolsado ao viajante podem ser motivos de conflito entre as partes envolvidas. Principalmente na ausência de uma gestão eficiente, com estratégias alinhadas para lidar com as mais diversas situações, como por exemplo, a perda de um recibo. Com tantos compromissos e prioridades designadas ao profissional em uma viagem a negócios, o gerenciamento manual dos gastos – que consiste em juntar e entregar os recibos no retorno – pode tornar suscetível casos como esse. “Mas o que fazer se o recibo foi perdido?” Antecipação é a palavra para combater desgastes com o reembolso de funcionários. E isso inclui a definição das normas para reembolso de despesas de viagem, com pontos claros para imprevistos – como a perda. Uma política de reembolso organizada torna os processos mais simples e coerentes. Assim, auxilia em um tratamento justo com os colaboradores quanto às considerações e limites de devolução de gastos durante as viagens corporativas. Contudo, a maioria das normas para reembolso de despesas de viagem destacam que o pagamento só deve ser realizado mediante apresentação do recibo físico no retorno do funcionário à empresa. Neste caso, caberá à empresa e aos responsáveis pela gestão de prestação de contas prosseguir com as regras previstas na norma. Ou propor um acordo junto ao...
Cartão corporativo para alimentação em viagens: 5 razões para usar

Cartão corporativo para alimentação em viagens: 5 razões para usar

O uso do cartão corporativo  para alimentação nas viagens a negócios pode auxiliar na gestão financeira da empresa; veja como! Com o mercado cada vez mais competitivo, manter a qualidade e o bom desempenho nas operações e serviços é, hoje, o grande desafio das empresas. Afinal, há uma busca, constante, por estratégias que auxiliem no alcance das metas. Entre as principais ações estão as viagens corporativas – e o cartão corporativo. Isso porque são tantos detalhes envolvidos em um deslocamento… E que vão além dos assuntos de negócios, como a reserva de passagens, hotéis e alimentação. Portanto, é preciso manter o controle dos pontos, principalmente financeiro. Durante uma viagem, qualquer tipo de gasto que o funcionário tenha relacionado ao trabalho, como almoços ou jantares com clientes/prospects, devem ser apresentados em seu retorno para a prestação de contas. Em alguns casos, até reembolso. Então, qualquer divergência pode causar transtornos e dores de cabeça à empresa e ao colaborador. É por isso que o uso do cartão corporativo para alimentação durante as viagens têm se tornado cada vez mais frequente. Afinal, proporciona mais segurança e praticidade nos processos orçamentários. Como funciona o cartão corporativo? O cartão corporativo é utilizado exclusivamente por empresas, possuindo as mesmas funções de um cartão de crédito e débito de pessoa física. Seu uso está direcionado, exclusivamente, à cobertura de gastos relacionados ao trabalho. Ou seja, viagens, almoços de colaboradores ou compras de materiais. E todas as transações são debitadas diretamente da conta empresarial. Independente do porte, usar o cartão corporativo para nas viagens a negócios pode trazer inúmeras vantagens à empresa. Além disso, proporciona maior controle financeiro sob os gastos durante o...
Serviço de transfer foi reservado duas vezes pelo viajante: o que fazer?!

Serviço de transfer foi reservado duas vezes pelo viajante: o que fazer?!

A falta de organização em uma viagem corporativa pode resultar em problemas, como a reserva duplicada do serviço de transfer; saiba o que fazer! A cada dia, empresas têm compreendido mais a importância e o papel das viagens corporativas nos planos estratégicos. Com objetivos voltados à ampliação dos negócios e maior influência na área de atuação, os deslocamentos se tornaram uma poderosa ferramenta para o alcance de metas. Porém, a falta de organização ou orientação nos processos pode resultar em decisões precipitadas. Como por exemplo, efetuar uma reserva duplicada do serviço de transfer. E como contornar essa situação? Foco, Força e… Comunicação! Mas para realizar uma viagem corporativa, todos os processos devem receber a sua devida atenção, tendo como base a organização e comunicação entre os envolvidos. Assim, são evitadas possíveis falhas e prejuízos no orçamento da empresa. Neste ponto, o gestor de viagens se torna o responsável por introduzir boas práticas durante o planejamento e execução das viagens. Desta forma, mantém-se o controle na reserva de passagens, serviços ou fechamento de pacotes para os seus viajantes. Reserva duplicada: e agora?! Por mais incomum que pareça, a falta de organização por parte do viajante pode culminar em ações que impactam negativamente o orçamento da empresa. Reservar duas vezes o serviço de transfer pode ser uma delas. Ao identificar a reserva duplicada do serviço de transfer para o mesmo viajante, é necessário contatar, imediatamente, a empresa prestadora de serviços. Não esqueça também de consultar a política de cancelamento. Em alguns casos, dependendo da proximidade da data da viagem, multas podem ser geradas. O ideal é que todos os pontos sejam alinhados – e repassados -, previamente....
Demonstração de Fluxo de Caixa de viagens corporativas requer agenciamento

Demonstração de Fluxo de Caixa de viagens corporativas requer agenciamento

Agências de viagens corporativas podem auxiliar na demonstração de fluxo de caixa e projeções financeiras da empresa Seja qual for o tipo de negócio, controlar a entrada e saída dos recursos é essencial para manter a casa em ordem. E quando se trata de viagens corporativas, a prática é ainda mais importante. Afinal, o número de profissionais que se deslocam em nome de suas empresas cresce a cada dia. São reuniões, eventos, visitas a filiais e diversas outras ações que refletem no aumento das viagens a negócios e, consequentemente, no budget investido. E para manter o controle dessas despesas – que incluem passagens aéreas, hotéis, alimentação, transfer executivo, etc. -, é preciso justificá-las ao fim de cada mês. Além disso, é necessário que a demonstração de fluxo de caixa esteja atualizada, com todos os dados de custos e receitas geradas no período indicado. Mas como administrar todos esses pontos e manter uma boa gestão dos recursos, focando na economia e qualidade das viagens?  A expertise e tecnologia utilizada por uma agência de viagens corporativas pode transformar o modo como a sua empresa executa e administra os deslocamentos dos profissionais.  Veja como: O que é demonstração de fluxo de caixa? Também conhecido como DFC, o demonstrativo de fluxo de caixa serve para controlar a entrada e saída de recursos de uma empresa. É um instrumento essencial de gestão financeira que nos apresenta, de forma clara, todas as movimentações realizadas em ciclos específicos. Uma demonstração de fluxo de caixa bem definida deve trazer informações contundentes sobre os fins dos recursos. Isso inclui lançamentos, plano de contas, contas a pagar, contas a receber, relatórios e gráficos detalhados....
O que a agência de viagens corporativas faz com seu investimento?

O que a agência de viagens corporativas faz com seu investimento?

Entenda como a agência de viagens corporativas pode auxiliar na produtividade, redução de custos e de burocracias nas viagens de sua empresa No mundo corporativo, a busca por estratégias e soluções que ampliem os negócios e validem o investimento é algo constante. Por isso, cada processo deve ser pensado e executado minuciosamente, aumentando as chances da empresa em alcançar os seus objetivos. Assim, entre todos os processos, encontra-se a gestão de viagens corporativas. Afinal, este é um item fundamental na otimização de custos e ampliação do retorno de investimento nas viagens realizadas a negócios. Com o aumento na demanda de deslocamento de profissionais nas empresas, seja para reuniões, eventos ou mediação em outra filial, parte dos gestores de viagens, secretárias ou CEOs acabam quebrando a cabeça em busca de soluções. Soluções essas que diminuam os custos com transporte aéreo, hospedagem e outras ações contidas em uma viagem. É por isso que, na maioria das organizações, a agência de viagens corporativas vem ganhando cada vez mais espaço. Isso porque ela busca atuar com propriedade em soluções voltadas ao aumento da produtividade, redução de custos e de burocracias, além de ampliar as possibilidades de negócios. Para entender mais sobre o papel da agência de viagens corporativas nas empresas, a Emporium Travel preparou uma lista com as suas principais soluções. Confira: Redução de custos com negociações Muitos acreditam que a contratação de uma agência de viagens corporativas irá pesar ainda mais no bolso da empresa. Ou que esse tipo de serviço é viável apenas a grandes instituições. Porém, a realidade é outra. Os gastos não serão próximos aos de uma empresa que executa os...
Gestão da informação em viagens: como conciliar operação e valorização

Gestão da informação em viagens: como conciliar operação e valorização

Entenda como a gestão da informação pode contribuir para a economia das viagens corporativas A gestão da informação está ligada diretamente às atividades organizacionais, claro. Afinal, movimenta as informações e as institui da melhor maneira diante dos processos estratégicos e operacionais de uma empresa. Com forte influência na tomada de decisões em inúmeros procedimentos, como por exemplo o planejamento, organização, análise e controle das viagens corporativas, o gerenciamento das informações também pode ser um fator potencial para a economia dos negócios. Hoje contamos com o auxílio de ferramentas tecnológicas e soluções que visam facilitar os processos internos e auxiliar na potencialização das viagens. Assim, os gestores conseguem, por meio da gestão da informação, equilibrar as suas maiores prioridades baseadas nas demandas das empresas. São elas: a operação, a valorização do viajante e a geração de savings. Mas como conciliar todas essas questões através da gestão da informação?! Muitos agentes lidam com o desafio de mapear o perfil de cada viajante corporativo para oferecer soluções e estratégias adequadas a cada um, suprindo suas reais necessidades. Isso porque é preciso cuidado ao inserir todos os profissionais que viajam a negócios na mesma categoria. Ou seja, tratando-os de forma igualitária, pode ser considerado um ato imprudente, já que cada perfil possui necessidades específicas. É preciso estreitar o  relacionamento entre o viajante corporativo e o agente de viagens. Assim, proporcionar as melhores práticas e diminuir os riscos de insatisfações ou imprevistos durante uma viagem corporativa. A gestão da informação atua como um elemento chave para a compreensão das particularidades de cada viajante, assim como a opinião e preferências dos profissionais veteranos nas viagens corporativas, como por exemplo companhias...